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Bueno amigos, hoy dedico este post a la importante tarea que tenemos en los departamentos de logística cuando debemos revisar las facturas que los transportistas nos realizan servicios.  Durante buena parte de mi vida profesional he tenido que realizar este tedioso trabajo, al cual le he tenido que dedicar tiempo que en muchas veces no he tenido.
Empezaré diciendo que no todas las empresas que consumen transporte tienen por principio la misma dificultad para revisar las facturas. La principal diferencia reside en el tipo de producto y lote que mueven. No es lo mismo ser fabricante y que los lotes que se expiden sean homogéneos, por ejemplo una fábrica de conservas o una embotelladora de líquidos, que una importadora multiproductos que comercializa varias familias de artículos y que cada pallet suele ser diferente en todos los sentidos.  Este post va dirigido especialmente a estas empresas que se encuentran con una variabilidad grande en la confección de palets y por tanto un nivel de dificultad mayor a la hora de validar sus facturas de transporte.

«Un buen análisis de la factura del transporte nos permitirá encontrar ejes de mejora y aumentar nuestra eficiencia»


Como sabéis, habitualmente la partida de transporte es uno de los principales gastos en las compañías. Es por ello que se hace imprescindible controlarla y mejorarla constantemente. Pues ya lo tenéis, Control y Mejora. Estas son las dos claves que quiero transmitiros.  Como me gusta decir, podemos haber alcanzado un acuerdo de transporte estupendo con nuestro transportista, pero nuestra responsabilidad es verificar que se aplica correctamente. Por mi experiencia de más de 20 años donde he tenido que revisar cientos de facturas, puedo afirmar que el tiempo dedicado a revisar facturas no es tiempo en balde. No obstante, el tiempo es por lo general el recurso más escaso para muchos de nosotros, por lo que el control y validación de las facturas debemos automatizarlo.  Os aseguro que no es fácil en ciertos entornos automatizar esta función, pero su implementación es muy importante y merece la pena.  En futuros post hablaremos de cómo automatizar el control y validación de nuestras facturas de transporte en profundidad.
Por otra parte, un buen análisis de la factura del transporte nos permitirá encontrar ejes de mejora y aumentar nuestra eficiencia.  Estoy seguro que la mayor parte de vosotros ya recibís las facturas de vuestros transportistas en formato digital, por ejemplo Excel. Si no es así, espero que tras leer este post sea lo primero que hagáis, especialmente si el volumen de expediciones que contratáis al transportista es elevado.  Esto nos ayudará mucho a controlar que las tarifas negociadas se cumplen correctamente y como os decía al iniciar este párrafo, a analizar nuestra logística de distribución con el fin de encontrar mejoras.
Analizar la factura de transporte debería reportarnos información referente a:
  • El Gasto por cliente, zona geográfica, tipo de producto o cualquier otra variable representativa por nuestro modelo de negocio.
  • La Incidencia sobre el gasto total que hemos tenido por envíos parciales o por segundas entregas, motivadas ambas por falta de stock o errores internos.
  • La Repercusión en coste de transporte que suponen las incendias y motivo clasificado de las mismas. Rechazos parciales o totales, Devoluciones, Recogidas o simplemente envíos de reposición.  Todos estos conceptos suman en la factura del transporte y en la mayor parte de las veces restan en la facturación de la empresa, lo cual es doblemente negativo para nuestros resultados y por tanto debemos de identificarlo con el mayor detalle posible.  Muchas veces, conocer la información nos permite tomar consciencia de lo que cuesta ser ineficiente y ello nos permite tomar medidas y reducir estos desperdicios.
  • También debemos medir el impacto que tienen algunas campañas comerciales sobre el gasto de transporte. En ocasiones comprobaremos que aunque en el mejor de los casos se hayan presupuestado estos gastos anticipadamente, la realidad es que terminan siendo mayores a los previstos. Lanzamientos agresivos de precios de venta, recogidas de lineales de producto antiguos o campañas donde nos comprometemos a recoger lo que el cliente no venda al final de la misma, pueden hacer disparar el gasto de transporte por los aires. Una vez más, nuestra obligación es analizarlo y compartirlo para que se tomen medidas.
  • Optimizar nuestras expediciones es sin duda otra de nuestras obligaciones. Agrupar las expediciones por cliente o por zona geográfica nos puede devolver información muy interesante sobre el comportamiento de muchas áreas de nuestra empresa. Debería ser una constante buscar la optimización en nuestras cargas al máximo , eso sí, sin perder nunca de vista el servicio que debemos cumplir con nuestro cliente. Para que me entendáis con algún ejemplo práctico, si ordenáis la información por cliente y encontráis que en un horizonte cercano ha habido dos expediciones para un mismo destino, deberíamos preguntarnos si estas se podrían haber gestionado de forma que las dos hubieran ido juntas y por tanto mejorado su economía de escala. Considero que esta gestión corresponde a la administración de ventas/logística, nunca al personal de almacén. De la misma forma, si agrupamos por ciudad o provincia y utilizamos nuestro ingenioso cerebro logístico, encontraremos fórmulas que seguro nos permiten mejorar en varios sentidos.
Quiero terminar este post agradeciéndoos vuestro interés y enviándoos una reflexión sobre los proveedores de transporte, especialmente paqueterías, paleteros y grupajistas.  Las tarifas más baratas casi nunca nos aportan los gastos más bajos. Es importante encontrar el equilibrio, pero fundamental optimizar internamente y colaborar con los transportistas en estrategias que nos permitan ganar a ambos.
 Muchas gracias,
Nacho Pascual