Cada vez más, nos encontramos con empresas que les dan mucha importancia al almacén y es que este debe concebirse como un área muy estratégica dentro de la organización , la cual debe estar integrada con el resto de actividades, y alineada con los objetivos marcados en la estrategia global.
Un almacén mal planteado o visto como algo auxiliar al proceso de producción, puede resultar una fuente de costes como un agujero negro, llegando al punto de ser el causante de un auténtico quebradero de cabeza para cualquier Director Financiero, por disparar los costes, no solo los de los recursos empleados en él, sino también de nuestro activo por los frecuentes inventarios descuadrados.
Para empezar, aunque parezca evidente, necesitamos analizar el porqué necesitamos un almacén, incluso cuando lo vayamos a externalizar hacia un operador logístico.
Antes de diseñar vuestros almacenes, os propongo que penséis bien en estos 4 factores relevantes:
Finalidad del almacén: ya que puede que el almacén no solo esté destinado a producto final, sino también a materia prima o semielaborada, lo cual influirá mucho en el flujo que se vaya a diseñar.
Dimensionamiento del almacén: La capacidad de mercancía que se quiere almacenar, la superficie disponible y edificable, así como la tipología del terreno y pavimentos, medidas de pasillos, tipología de estanterías y posición de los pilares, entre otros, además de la estrategia futura.
Características de los productos a almacenar: esta va a ser la más determinante ya que debemos analizar la forma, dimensión, peso y fragilidad de los bultos, u otros factores propios del producto tales como temperatura, peligrosidad…
Volumen de movimientos: este es el factor que más va pesar a la hora de zonificar el almacén y deberemos de atender a estas tres características principalmente:
– Como entra y sale la mercancía, como ejemplo, puede que la mercancía entre a almacén en palets completos, pero por la tipología de cliente y pedidos, que se expida en cajas sueltas o unidades.
– Equipos de manutención: en base al tipo de estantería utilizado y a las operaciones que realizaremos, determinaremos los medios más óptimos para mover mercancía por el almacén.
– Del mismo modo, la rotación de los productos o familias también será determinante para zonificar nuestro almacén y formará parte de la táctica para mejorar o mantener niveles de productividad óptimos.
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«El tipo de pedido influirá mucho en el diseño. Este no será igual para pedidos que de media soliciten 100 cajas de una referencia, que para pedidos que tengan de media 1 caja de 100 referencias»
Es muy importante estos 4 factores sean planificados de manera conjunta, como si de un puzzle se tratara. Con este ejemplo se verá mejor:
Tenemos un almacén donde entra palet completo a estanterías convencionales, por lo que necesitaremos carretillas para ello, pero la salida de mercancía es mediante picking de cajas, con lo que también necesitaremos máquinas de preparación de pedidos; pero además va a afectar y mucho el tipo de pedidos, porque no es lo mismo preparar un pedido de 100 cajas de la misma referencia, que un pedido de 100 referencias y cada referencia 1 caja. El segundo tipo de pedido va a requerir muchos más movimientos por el almacén.
Es importante que todas las actividades que se vayan a realizar en nuestro almacén estén contempladas y simuladas a la hora de diseñarlo y qué desde un punto de vista de optimización, nos enfoquemos a reducir el desgaste de los medios de manutención, el daño a la mercancía almacenada, y por supuesto la fatiga y riesgos para el personal que está trabajando en la instalación.
Para la ordenación de los equipos y áreas de trabajo debemos buscar el máximo equilibrio posible entre eficiencia, costes y seguridad del personal, así como de los elementos de manutención que dispondremos para realizar las tareas. Este objetivo de amplio alcance, deben desplegarse con en la consecución de algunas premisas más concretas:
Disminución de la congestión en las diferentes áreas de nuestro almacén.
Supresión de áreas ocupadas innecesariamente.
Reducción del trabajo administrativo e indirecto.
Mejora de la supervisión y el control de productividad en cada área del almacén.
Flexibilidad para ajustarse rápidamente a cambios o nuevos requerimientos.
Mayor y mejor utilización de la mano de obra, así como de los elementos de manutención o servicios que recibamos en nuestro almacén.
Reducción de las manipulaciones y del material en proceso.
Disminución del riesgo para el material y aumento de la calidad global de nuestro producto.
Reducción del riesgo para la salud, aumentando la seguridad de los trabajadores.
Aumento de la motivación y satisfacción del personal.
Disminución de los retrasos y del tiempo de fabricación e incremento de la producción.
Es evidente que no todos estos puntos pueden ser alcanzadas al mismo tiempo. Debemos graduar la intensidad de las acciones para el conjunto de los objetivos, según momento o circunstancias.
Para realizar un buen diseño de almacén, debemos ayudarnos de un croquis o plano donde plasmar el lay-out del almacén. El objetivo de dicho plano, será simular diferentes flujos de trabajo, con el fin de integrar toda la actividad de nuestro almacén, logrando que cada producto concreto, esté en el lugar correcto, en el tiempo correcto y buscando circuito más optimizado.
El lay-out consiste en estudiar la distribución en planta de un almacén y debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
Obstáculos del Edificio: que por su estructura y construcción no se puedan modificar, como pilares, escaleras, desagües, etc.
Orientación del Local: en función del solar destinado a almacén, las vías de acceso externas y las zonas de recepción y expedición de la mercancía.
Asignación de Pasillos: teniendo en cuenta que a mayor accesibilidad queda menos espacio de almacenamiento y al revés. Y por supuesto que cada elemento de manutención precisa unas medidas de pasillo para maniobrar.
Ubicación de cada tipo de mercancía: para ello debemos tener en cuenta el volumen de entradas y salidas de los artículos de mayor rotación
Normativa vigente: en cuanto al producto a almacenar (por ejemplo, en la alimentación temas sanitarios y control de plagas) y en cuanto a la edificación (salidas de emergencia, BIES, o normativas de seguridad de almacenaje)
En el aspecto económico, antes de adquirir un almacén en propiedad, debemos analizar su amortización a largo plazo y validar que la justifique. Desde un punto de vista de reducción de riesgos, debemos incluir en nuestro análisis si nos conviene más arrendar un inmueble o subcontratar los servicios de un operador logístico.
Por supuesto, cuando vayáis a diseñar vuestro almacén, debéis pensar en cómo mediréis la eficiencia, capacidad y rendimiento del mismo. Os propongo este enlace, donde explicamos diferentes indicadores. Sin duda os permitirán controlar y analizar vuestros procesos de almacén.
Si estas interesado en ampliar cualquier información o necesitas ayuda para abordar algún proyecto de diseño o modificación en tu almacén, no dudes en contactar con nosotros. Estamos para ayudarte a conseguir tus objetivos.
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