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En el siguiente post intentaremos mostraros, a grandes rasgos, como debéis estructurar las fases de un proyecto de externalizar  almacén.
“Externalizar” se ha convertido en una tendencia imparable durante los últimos años. Hoy día podemos externalizar cualquier actividad de nuestra empresa. Por supuesto, también nuestra logística, donde podremos encontrar una amplia gama de soluciones.
Todo proceso de externalización de almacén debería plantearse en dos etapas, Licitación y Ejecución.  A su vez, la licitación se divide en tareas internas y externas:

«Tener la perfecta licitación e incluso elegir al mejor de los proveedores, es el trabajo fácil, si lo comparamos con la ejecución del proyecto»


Tareas Internas: En esta fase debemos redactar la licitación. Todo detalle será importante. Históricos de movimientos (Cuaderno de cargas), previsión de crecimiento, especificaciones logísticas de los productos, especificaciones de trabajo y otras condiciones que el operador que os va a ofertar, debe conocer de vuestra operación.  En la licitación también deberíamos recoger la información que queréis que vuestro proveedor os cumplimente, no solo precios, sino otros datos que os permitan valorar al proveedor inicialmente (referencias a otras operaciones, red de almacenes, alianzas con otros actores de la cadena de suministro, estructura organizativa, etc.)
Tareas Externas: Tras redactar nuestra licitación, es momento de enviarla a los operadores logísticos que consideremos, previa explicación de la operación que queremos contratar.  Durante esta fase, deberemos planificar visitas a las instalaciones que puedan albergar vuestra operación, conocer a las personas que dirigirán el día a día (muy importante) y en definitiva recibir inputs de las diferentes opciones que se os plantean.
Sin duda, licitar requiere de un trabajo metódico y concienzudo. Pero os advierto que tener la “perfecta licitación” e incluso elegir al mejor de los proveedores, es el trabajo fácil, si lo comparamos con la ejecución del proyecto. En la ejecución se producen muchos de los errores de los proyectos de externalización, y el principal es la falta de dedicación por parte del cliente.
Adentrémonos en esta segunda etapa, la ejecución…
Nuestro almacén es una de las áreas más importantes en la empresa. Como tal, debemos prestarle mucha atención, asegurándonos de todo lo que en él ocurre.  En nuestro almacén guardamos uno de los tesoros más importantes de la compañía, el inventario. Miles o tal vez millones de euros, custodiados por un grupo de personas que se dedican a mover mercancía de un lado a otro. Y en contacto directo con otro de nuestros tesoros, los clientes, quienes reciben nuestros paquetes y valoran el “buen hacer” a golpe de vista.  Parece importante, ¿verdad?
La ejecución del proyecto de externalización de almacén, requiere de dos nuevas etapas. La primera la llamaremos planificación y tiene que ver con todas las tareas que debemos realizar, previas a “arrancar de lleno” en el nuevo almacén.  La segunda fase la denominamos estabilización y corresponde al espacio de tiempo que vamos a dedicar, de forma intensiva, al arranque de la operación junto al operador y durante las siguientes semanas, hasta su estabilización.
La planificación comprende las siguientes tareas:
  • Traspaso de maestros, principalmente de artículos.
  • Definir procedimiento de cambios de maestro de artículos (modificación de descripciones, altas de productos, etc.)
  • Validar las transmisiones de datos convenidas en la licitación, especialmente si se automatizan. Pedidos de clientes, de proveedores, inventarios o instrucciones de cualquier otro tipo de trabajo, deben estar validadas previo al arranque de la operación.
  • Pruebas de trabajo, para lo que os aconsejo enviéis un surtido de vuestros productos al nuevo almacén. Sin duda, les ayudará a familiarizarse con vuestras gamas de producto, pero sobre todo os permitirá solicitar pruebas reales de todos los procesos posibles y validarlas. Entradas, salidas, faltas de stock y un sinfín de casuísticas que os aconsejo probar antes de iniciar la operación a pleno rendimiento.
  • Sincronizar el corte en las entradas de mercancías. Tanto las entradas de proveedor, como logística inversa de clientes, son dos flujos que deberéis analizar y traspasar al nuevo almacén, en coordinación con el nuevo operador. El corte de entradas de proveedor, debe calcularse con detenimiento y de forma selectiva, intentando que no afecte al nivel de servicio con nuestros clientes por posibles faltas de stock.
  • Sincronizar el corte en la preparación de pedidos de cliente. Este es sin duda, uno de los momentos más críticos de la operación. Podemos optar por balancear toda la preparación al nuevo operador de golpe o progresivamente.  En cualquier caso, deberemos vigilar los niveles de inventario de la mercancía que se necesita para clientes.
  • Planificar controles de verificación en las salidas de clientes, durante un tiempo prudencial, y hasta que podamos certificar que los operarios han entendido las particularidades de nuestros procesos o requerimientos.
  • Promover y liderar reuniones de nuestro almacén con los proveedores que interactúan, en la entrada y salida de mercancías, por ejemplo, transportistas o transitarios. Es muy importante fomentar un ambiente de colaboración desde el primer momento ya que nos permitirá encontrar puntos de mejora en nuestra cadena de suministro global.
  • Validar los consumibles que se utilizarán para realizar el acondicionamiento de nuestras mercancías, desde pallets, hasta elementos básicos como precintos o similares.
  • Validar la estructura y formato de la factura de servicios de almacén. Durante la licitación se deberá haber fijado unos conceptos y estructuras concretas de facturación por servicios. Os recomiendo que durante la fase de planificación os empleéis y validéis que la estructura de factura que os llegará es la convenida.
Estas son algunas de las acciones que debéis planificar durante la ejecución de vuestra externalización.
Y por último, la estabilización de la operación, que por supuesto, vuelve a requerir de máxima atención por parte del cliente.   Algunos clientes piensan que una vez que el producto ya está ubicado en el nuevo almacén, es responsabilidad del operador hacerlo bien.  Mi experiencia me ha demostrado que esto es un error y que debemos seguir trabajando estrechamente con el operador, durante varias semanas.   Además de asentar correctamente la operación básica, debemos verificar que todos los acuerdos recogidos en nuestra licitación y posterior contrato, se cumplen de acuerdo al mismo.  Es bastante común encontrarse con licitaciones y contratos con indicadores de gestión y planes de acción ante posibles contingencias, que ni se miden ni se controlan cuando inicia la operación.    Y recordad que todo lo que inicialmente no se consiga, con el paso del tiempo será más difícil reconducirlo.
En próximos post profundizaremos sobre las diferentes etapas en las que se segmenta un proyecto de externalización de almacén.
Si quieres saber del tema o estas interesado en que te ayudemos a plantear la externalización de tu logística, no dudes contactar con nosotros. Queremos ayudarte
Nacho Pascual