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Tras la reunión de emergencia en la que, Mr Stock fue urgentemente requerido, estudiamos la situación dentro de una empresa con almacén (tanto en los actuales Ecommerce como en las empresas con tienda física) para la gestión de inventario y también para el control y optimización de inventarios que debemos tratar de llevar.

Escuchemos ahora una parte del relato en la que el Señor Stock se dirigió a sus empleados:

“Me requieren con urgencia hoy aquí y no dudo ni un momento en cruzar de una parte a otra del planeta para poder atender a nuestros clientes y que podamos dar un nivel de servicio óptimo, pero es una tarea vuestra la de hacer que esto sea posible en el tiempo. Salvar urgencias es siempre necesario, pero no podemos estar constantemente “apagando fuegos”.

Almacenamiento en logística:

Sabemos de sobra la importancia del almacenamiento en logística, entendemos la importancia de cumplir el lead time que damos a nuestros clientes buscando la eficacia y eficiencia necesaria para evitar las angustiosas roturas de stock, el bullwip effect, y cómo no el sobrestock y sin embargo seguimos teniendo que hacer estas reuniones para evitar fallar: Entonces, aunque no estemos defraudando a nuestros clientes no estamos cumpliendo con nosotros mismos, no estamos dando lo mejor por nuestra organización.

Debemos insistir en interiorizar todos estos problemas, toda esta casuística compleja de nuestro negocio y llevarla al mínimo nivel necesario para buscar la excelencia operacional. Es aquí donde logística y almacén deben darse la mano y aunque tengamos distintos tipos de almacenes hacer un buen análisis y eliminar de una vez los problemas de optimización de inventarios que estamos sufriendo y que afecta a nuestro cash Flow por tanto les anuncio que vamos a crear equipos de trabajo para llevar a cabo un PLAN DE OPTIMIZACIÓN DE INVENTARIOS”.

¿Qué es la optimización de inventarios de nuestra empresa?

Este punto suele ser uno de los que mayor foco de fricción causa entre los departamentos y sus respectivos intereses. Por eso una de nuestras constantes es mentalizar a las empresas y a todos sus departamentos en que “todos somos inventario” y que “todos trabajamos en la venta”. Optimizar no es reducir al máximo el inventario en nuestros almacenes o en las estanterías de nuestros negocios, sino alcanzar un punto de equilibrio entre nuestra estrategia de aprovisionamiento de stocks y el nivel de servicio que queremos dar. De gran importancia es el forecast que deben realizar nuestros aprovisionadores para cuando la empresa deba comprar y aprovisionar buscando siempre: reducir los stocks, las roturas de estos y dar el mejor servicio posible. Con esto se busca que las inversiones que debe hacer la empresa sean los más rentables con todas las garantías para todos.

¿Qué es la rotación de stock?

Es uno de los principales indicadores dentro del área logística ocupada en llevar la gestión de los almacenes. Con él medimos el número de veces con las que suministramos nuevas existencias al almacén, tienda y/o depósito consignado para que esté abastecido de las referencias.

¿Cómo se mide la rotación de inventarios?

A mayor número de rotación de existencias, más veces necesita ser reabastecido el stock y por tanto nuestro índice de rotación será mayor e implica que las existencias tienen venta (o incluso hay un incremento de estas) y contrastamos que tenemos una buena gestión de dichos stocks. Es importante llevar a cabo un control de la cadena de suministros.

¿Cuál es la mejor rotación de activos?

No hay una cifra exacta, ya que esto varía mucho dependiendo del tipo de producto, de la estacionalidad de este y de otra serie de puntos. Lo que debe haber es una coherencia en nuestra gestión y control de stocks y que estos no estén nunca más tiempo del necesario almacenado, de lo contrario, algo estaremos haciendo mal o de forma ineficiente.

Evitar la obsolescencia del inventario:

Debe ser uno de nuestros objetivos evitar a toda costa que nuestro inventario llegue a ser obsoleto. El financiero al final siempre nos lo traduce de una forma muy simple: “Esto es dinero que se va de la empresa”.

La rotación de inventario y la importancia que tiene viene ligada a evitar justamente que llegue a haber inventario obsoleto. Con esto nos referimos al inventario que hemos tenido almacenado demasiado tiempo a la espera de ser vendido y que con el tiempo ha acabado perdiendo valor comercial.

¿Cómo mejorar los días de inventario?

  • Debemos hacer un pronóstico realista de las que esperamos sean nuestras ventas futuras. Y ¡Ojo! Hablamos de ser realistas no del deseo de ventas que deseamos alcanzar.
  • Revisar periódicamente la rotación de nuestros stocks también será un importante punto de apoyo para saber nuestro punto de pedido óptimo.
  • Los inventarios cíclicos son una buena forma de llevar un control sobre nuestros stocks y garantizar un adecuado control.
  • Definir las estrategias a seguir en el control y gestión de stocks hará que nuestro inventario mejoré de forma progresiva. La mejora continua se basa en la mejora infinita y constante a través de pequeños cambios: ¡Ponlo en práctica!
  • Planifica de forma adecuada los aprovisionamientos que vas a tener que hacer durante el año fiscal y especialmente en los picos de demanda que puedas tener para evitar, roturas, sobre stocks, latigazos…
  • Cuanto mayor es la comunicación con nuestros proveedores más fácil es evitar problemas en los suministros y puede ser clave para reducir los tiempos de ejecución en nuestro aprovisionamiento.

Flexibilidad y colaboración con proveedores

Nuestra recomendación es que haya siempre una colaboración total con ellos, buscamos reducir el lead time todo lo posible, poder ganar flexibilidad y evitar obligarnos a tener un inventario alto para evitar contratiempos. Pero sugerimos no depender de un único proveedor para evitar la falta de flexibilidad a problemas y cambios. Por lo tanto, vemos positivo tener multiproveedores para cada familia de producto o para similares categorías.

Un punto muy interesante y a tener muy en cuenta es trabajar dando la gestión de inventarios al proveedor (Vendor Managed Inventory). Una práctica que se va extendiendo y que en entornos como el sanitario es muy habitual y ha demostrado una altísima eficacia para todas las partes. A grandes rasgos lo que se obtiene es un régimen de stocks en consignas en donde los clientes pueden disponer del stock almacenado en sus instalaciones y disponer de él sin tener que soportar los costes asociados a la posesión y mantenimiento de disponer de los productos. El cliente únicamente paga por los productos que vende y tras hacerlo. El proveedor por su parte se beneficia de tener total conocimiento de las ventas pudiendo hacer una mejor estimación de las necesidades que debe poder atender en tiempo y forma y se evita que los clientes “inflen” sus datos en las ventas. En esta metodología de trabajo vemos grandes beneficios porque llevamos muchos años trabajando en sectores como en Medical Device dónde la capacidad de respuesta por parte de los proveedores debe ser altísima (imaginen una cirugía de urgencia en dónde disponer del material preciso es vital tenerlo almacenado en un antequirófano). A cambio se suele ganar clientes fieles con los que se puede lograr una altísima fidelización.

Y por último en este apartado querríamos citarte algo que para nosotros es fundamental: tener un análisis muy preciso de los costes asociados a toda nuestra cadena de suministros para poder determinar qué modelo, transporte, metodología, almacenaje…etc se adapta mejor a nuestro negocio. Parece obvio, ¿verdad? Pues es dónde más fallan las empresas. Con un buen en ocasiones podemos llegar a plantear escenarios que parecen imposibles. Pondremos un ejemplo:

“La mayoría de las colecciones de un conocido gigante del retail español llegan por transporte aéreo. Esto le permite tener menos stocks almacenados y con lead time muy cortos. Y si somos fabricantes ya sabemos que reducir tiempos implica reducir inventarios. Una vez más los costes y el inventario se cogen de la mano y nos refuerzan la necesidad de tener un nivel de stocks optimizado”.

Siempre debe haber una ponderación con el nivel de servicio de toda la cadena, por tanto, si somos fabricantes o proveedores debemos preocuparnos por nuestro nivel de servicio a nuestros clientes, pero a su vez ser capaces de facilitar que el nivel de servicio de nuestros clientes se cumpla con los suyos.

optimización de inventarios

CASO DE ÉXITO EN OPTIMIZACIÓN DE INVENTARIOS:

En uno de nuestros proyectos trabajamos con un cliente de distribución de material eléctrico con varias delegaciones, con almacenes y stocks propios.

Objeto del caso:

Nos contrataron para revisar su flujo de distribución y ver la posibilidad de mejorarlo.

Problema planteado en el caso:

Sucedía que trabajaban con miles de referencias y cuando una de las tiendas o delegaciones no tenía stock trataban de reabastecerse utilizando el inventario de otra de las delegaciones. Esto les suponía constantes movimientos de referencias entre delegaciones con los costes que suponía tanto de almacenaje, como de distribución y también de mermas de inventario debido a que en ocasiones no había una buena gestión al realizar los cambios entre clientes a nivel organizativo se vio que la mejora era posible.

Solución al caso:

En Gesprolog somos especialistas en consultoría logística y optimización de inventarios:

Tras analizar los costes, y trabajar con los clientes los distintos pros y contras del business case planteado, determinamos la idoneidad de reformular la red de distribución:

Instauración de un centro logístico común para todas las delegaciones para que los flujos de entrada de proveedores para una parte de los stocks fueran centralizado a través de esta.

Con esto se resolvió otro punto que ocasionaba también inconvenientes:

Se hacen compras comunes y se evitan problemas que venían arrastrando al hacer pedidos mínimos a proveedores y que como delegación les implicaba tener que sobre estocar.

El tiempo de respuesta al instaurar la plataforma para atender a las delegaciones era más eficiente y ha supuesto poder reducir los stocks mínimos en todas las delegaciones. El cómputo final en toda la empresa ha supuesto reducir un porcentaje muy importante en sus inventarios. Esto ha supuesto también reducir los costes gracias a un nuevo modelo de distribución.

¿Necesitas ponerte en manos de profesionales para llevar a cabo la optimización de inventarios?

Si tú también quieres mejorar la logística de tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con profesionales del sector. ¡En Gesprolog podemos ayudarte!