Como Director Comercial, tu trabajo es vender. Cierras acuerdos, gestionas clientes clave y tu equipo lucha cada día por cumplir los objetivos. Y cuando lo conseguís, cuando por fin ese cliente importante firma el contrato, ocurre la pesadilla: el cliente llama, furioso.

«El pedido ha llegado tarde».

«Me habéis enviado el producto equivocado».

«Faltan referencias».

¿Qué haces en ese momento? Probablemente, tu primer instinto sea llamar al departamento de logística o al transportista. Les exiges explicaciones. Culpas al almacén por ser «lento» o al transportista por un fallo en la ruta.

Déjanos decirte algo que hemos aprendido tras años auditando operaciones logísticas en toda España: en muchos de los casos, no estás culpando al verdadero responsable.

El culpable no es (solo) el operario, ni (solo) el transportista. El culpable es silencioso, invisible para tu departamento, y está drenando tus márgenes y tu reputación cada día.

El culpable puede ser en ocasiones un mal diseño del layout de vuestro almacén.

Estás en la fase de «Conciencia». Eres consciente del síntoma (clientes enfadados, retrasos), pero aún no has identificado la enfermedad. Este post es una guía para que comprendas por qué tu almacén, tal y como está diseñado hoy, es el mayor freno para tu departamento comercial.

Y lo más importante, te vamos a explicar cómo un layout eficiente,  no es un coste de operaciones, sino la herramienta de ventas más potente que podrías tener para mejorar flujos físicos, y por tanto el servicio a tus clientes.

El «Coste del Paseo»: Por qué tu Almacén es un Laberinto Ineficiente

Imagina tu almacén. Ahora imagina a un operario (vamos a llamarle David) con un albarán impreso que le solicita mercancía en 3 pasillos distintos, separados por cierta distancia, ya que uno de ellos, aun con cierta rotación, está ubicado casi al final del almacén.

David ha pasado varios minutos preparando un pedido. De esos minutos, la gran parte ha estado caminando, y por tanto, aportando poco valor al proceso.

Esto, que parece una anécdota, es la norma en la mayoría de las pymes en España. Los estudios son claros: en un almacén gestionado manualmente, hasta el 60% de la jornada laboral de un operario se consume simplemente en desplazarse.

No le estás pagando a David para preparar pedidos. Le estás pagando para caminar.

Este «coste del paseo», cuando son muy elevados, es el primer síntoma de que hay que pensar dónde deben estar los productos, en función a su rotación. Y tener en cuenta que la rotación es algo vivo, y por tanto, lo que hoy se vende mucho, mañana dejará de serlo tanto.

Por otro lado, en ocasiones encontramos layouts que no siguen un flujo lógico de materiales. Se han creado «sobre la marcha», atendiendo a cierta improvisación y creciendo de forma desordenada a medida que llegaban nuevas referencias.

El impacto comercial: Tu Coste por Pedido se dispara. Si tu competidor, con un layout y/o slotting eficiente, prepara ese mismo pedido en la mitad o menos tiempo que tú, es estructuralmente más rentable. Puede ofrecer mejores precios, mejores plazos de entrega, o simplemente, tener más margen que tú. Tu ineficiencia operativa está financiando su estrategia comercial.

>>> Este post te puede interesar: Checklist Definitiva: ¿Tu Almacén es un Activo Rentable o una Fuga de Dinero?

El Efecto Dominó: Del Layout Ineficiente al Pedido Retrasado

Ahora, hablemos de tu dolor de cabeza número uno: los retrasos en los pedidos.

Como Director Comercial, sabes que «entrega en 24/48h» no es un deseo, es el estándar del mercado. Si fallas, estás fuera. En ocasiones puede que culpes al transportista por no cumplir su plazo de servicio, pero donde hay que asegurar que el plazo sea ágil es en la parte de la cadena que gestionas internamente.

El escenario del caos:

1. El Picking Lento (El «Paseo»): Como vimos, David tarda demasiado tiempo en preparar un pedido. Ahora multiplica esto por 500 pedidos al día. Muchas horas de retraso.
2. El Cuello de Botella en el Packing: Los 500 pedidos no llegan a la mesa de embalaje (packing) de forma fluida por diferentes motivos. Pedidos incompletos que hay que consolidar, pedidos que no se pueden terminar de preparar porque falta mercancía para reponer a los huecos de picking, o directamente que no ha llegado a su hora prevista de recepción. Por un motivo o por otro, llegan “a golpes” durante el turno. Esto impacta en que tienes operarios de packing trabajando de forma desigual durante todo el día, y por momentos saturadisimos para intentar procesar la demanda, lo cual genera además posibles errores.
3. La «Hora de Corte» Perdida: El transportista (SEUR, MRW, Nacex, el que sea) te ha dado una «hora de corte». Pasa a recoger a las 17:00h. Pero a las 17:00h, debido al cuello de botella del packing (causado por el picking lento, causado por el mal layout), solo tienes el 85% de los pedidos listos.
4. El Falso Culpable: El camión se va. El 15% de tus pedidos no salen hoy. Salen mañana.
5. La Llamada: Tu cliente te llama al día siguiente. «Tu transportista ha fallado».

No. Tu layout o procesos son realmente los que han fallado.

Un layout eficiente facilita el flujo de los materiales y procesos en cada área. Flexibiliza la recepción de mercancía y la expedición de pedidos. Permite que el material fluya de forma lógica desde la recepción, al almacenamiento, a la zona de picking, al packing y a la expedición.

Al reducir el «coste del paseo», el flujo de pedidos es constante. Esto permite al equipo de packing trabajar de forma continua, mejorando la ratio de pedidos preparados para su envío para la hora de corte del transportista.

>>>Este post te será útil: Cómo Reducir Tus Costes Logísticos Optimiazndo el Layout de Tu Almacén.

El impacto comercial: Dejas de fallar en la promesa de entrega. Tu OTIF (On-Time, In-Full) —la métrica que mide si entregas «A Tiempo y Completo»— aumenta favorablemente. Y un OTIF fiable es el mejor argumento de retención de clientes que existe.

La Raíz del Error: Un Mal Layout Multiplica los Pedidos Incorrectos

El retraso duele. Pero el error de picking… el error mata la confianza.

Cuando un cliente recibe la referencia B en lugar de la A, tu credibilidad como proveedor se desploma. Y de nuevo, la culpa recae en un operario «despistado».

Pero ¿te has preguntado por qué se despistó?

Una de las causas de los errores de picking es una mala estrategia de ubicación.

En un almacén donde los productos se ubican donde «hay hueco», se aumenta la probabilidad de errores:

• Productos Similares, Juntos: Tu almacén tiene 5 tipos de tornillos con referencias casi idénticas (SKU 1001A, 1001B, 1001C) almacenados en la misma ubicación, uno al lado del otro. Estás invitando al operario a coger el incorrecto.Los SKU no están claramente separados unos de otros, se entremezclan en las ubicaciones
• Falta de Señalización: Los pasillos no están claramente etiquetados. Las ubicaciones son confusas. Falta de accesibilidad: Para poder acceder a la mercancía que necesita tu pedido, has tenido que remover mercancía que hay delante taponando la que tú necesitas.
• Difícil localización: Al no disponer de un sistema de guiado a ubicaciones exactas, el operario que “a priori” sabe donde está todo, en realidad hay muchas veces que necesita tiempo adicional para encontrar lo que está buscando, puesto que no siempre todo está en el mismo sitio. 

Cuando David (nuestro operario) llega a la ubicación, cansado de «pasear» 5 kilómetros, encuentra 5 productos casi idénticos y, bajo presión por el tiempo, coge el equivocado.

El impacto comercial: Esto no es un error. Es un desastre financiero. Ahora tienes que activar la logística inversa. Tienes que pagar un transporte de recogida, recepcionar el producto devuelto, inspeccionarlo, re-almacenarlo, y volver a preparar el pedido correcto (pagando el picking y el packing dos veces) y enviarlo de nuevo (pagando el transporte dos veces).

Has perdido el margen de esa venta. Y probablemente, minado la confianza del cliente.

Un layout eficiente aplica una estrategia de ubicación inteligente. Separa físicamente los productos similares para evitar errores. Ubica los productos de alta rotación (Clase A) en las zonas más accesibles y cercanas a la expedición. Señaliza el almacén de forma que sea intuitivo, casi «a prueba de errores».

>>> Caso de Éxito: El Valor De La Cadena De Suministro Orientada Al Cliente <<<

La Solución: De «Trabajar Más Rápido» a «Moverse Menos»

Como Director Comercial, tu instinto es pedirle al almacén que «corra más». Pero no puedes pedirle a David que corra más si su ruta es un laberinto.

La solución no es la velocidad, es la inteligencia en el diseño. Aquí es donde una consultora logística como Gesprolog cambia las reglas del juego ayudando a rediseñar los flujos de materiales y aportando valor al proceso.

Un layout eficiente se basa en datos. Analizamos tu rotación de inventario, la tipología de tus pedidos y el layout de tu nave (estanterías, pasillos, equipos de manutención -carretillas- ergonomía, zonas de trabajo).

Con esos datos, definimos la estrategia:

1. Definición del Flujo Lógico (Layout): ¿Cual es mejor flujo posible? ¿Que zonas son necesarias para la operativa en su conjunto? 
2. Optimización del Slotting (Ubicación): Clasificamos tu inventario (ABC) y lo ubicamos por velocidad de rotación. Los productos A van a la «zona dorada», los C al fondo. Y establecemos un procedimiento de mantenimiento recurrente.
3. Estrategia de Picking (Proceso): Dependiendo de tu tipo de pedido, definimos el método. Analizar y segmentar los distintos comportamientos de los pedidos permitirán implementar estrategias distintas adaptadas a cada perfil. 
4. Soporte Tecnológico (SGA/WMS): El SGA es quién debe soportar la gestión del operario y mejorar la fiabilidad y eficiencia del almacén.

Nuevo argumentario de Ventas: Convierte tu Almacén en tu Mejor Argumento de Venta

Director Comercial, deja de ver el almacén como el «departamento de los problemas».

Piensa en tu próxima reunión con un cliente clave.

Imagina que, en lugar de pedir disculpas por un retraso, le dices:

«Trabajamos con una precisión de pedidos del 99,8%. Nuestras operaciones logísticas permiten que el 100% de los pedidos recibidos en la hora de corte se expidan en el día.Nuestra fiabilidad operativa es tu garantía de servicio.«

Eso es lo que ocurre cuando el almacén deja de ser un laberinto y se convierte en un activo estratégico. Deja de ser una fuga de dinero y se convierte en el motor que te permite vender más, con más margen y con clientes más satisfechos.

En Gesprolog no sólo optimizamos almacenes: construimos herramientas de venta.

Sabemos que tu dolor no es el layout. Tu dolor es el cliente insatisfecho y la venta perdida. Nosotros conectamos ambos mundos.

¿Estás cansado de pedir disculpas por los errores de tu operación? Contacta con Gesprolog. Hagamos una auditoría de tus flujos y convirtamos tu mayor dolor de cabeza en tu argumento comercial más sólido.