Tras muchos años pisando almacenes, algunos de clientes industriales, otros centros de distribución o de recambios, también almacenes en temperatura negativa o con altísimas rotaciones crossdocking, hemos aprendido que el movimiento no es sinónimo de productividad.

Vemos a directores de operaciones exhaustos. Vemos carretillas que cruzan los pasillos, operarios que corren con papeles en la mano y muelles de carga que parecen hormigueros frenéticos. A simple vista, parece una operación «viva» y trabajadora. Pero cuando aplicamos la lupa de la consultoría intralogística, lo que en ocasiones vemos es otra cosa: vemos despilfarro. Vemos ineficiencia disfrazada de urgencia.

El desorden en un almacén no es simplemente tener palets fuera de su ubicación o pasillos sucios (que también). El verdadero desorden es procesal. Es la falta de una estrategia de ubicación (slotting), es la ausencia de un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) que dirija la orquesta, o es tener procesos obsoletos para los flujos que exige la operativa actual.

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Ese desorden tiene un precio. Y no es barato. Hoy vamos a hablar de esos costes ocultos que generan «tasas invisibles» que drenan la rentabilidad de tu empresa mes a mes.

La anatomía del desastre: ¿Dónde se esconde el dinero?

Cuando hablo con el CEO o Financiero de una empresa y pregunto por sus costes logísticos, suelen explicarme la partida de «Logística» en el balance: Personal, Alquiler/Amortización de nave, Mantenimiento de maquinaria, etc. Sin embargo, no tienen tan claros los costes generados por el desorden, ineficiencia o falta de proceso. Estos no aparecen en los balances contables. Se diluyen en la cuenta de resultados como un veneno lento.

Como expertos en consultoría de almacenes, hemos querido identificar algunas arterias importantes por donde en ocasiones se desangra la rentabilidad en un entorno desorganizado:

1. El impuesto de los pasos perdidos (costes laborales)

En un almacén manual es fácil encontrar que el 50% del tiempo de un operario de picking se destine a caminar. Esto se incrementa considerablemente cuando el almacén no se mantiene correctamente ordenado. Si no lanzas procesos slotting (reorganización del almacén) de forma regular, es muy probable que tus operarios estén andando un 60% 70% u 80% del tiempo. El valor añadido a la operación de un picker debería ser recoger el producto, verificarlo, y en todo caso empaquetarlo. ¡Pero no darse largos paseos!

Si tu almacén está desorganizado, es decir, si los productos de alta rotación (Clase A) están mezclados con los de baja (Clase C) al fondo del pasillo, o si no hay rutas de picking optimizadas, estás pagando sueldos completos por más de media jornada de «paseo».

Igual o más importante son las estrategias de agrupación de pedidos para que un conjunto de ellos sean preparados simultáneamente, aprovechando las rutas de preparación. Las denominadas olas de preparación son clave para muchos almacenes y pueden representar una mejora sustancial en la productividad del almacén. La utilización del equipamiento adecuado es fundamental para la manutención de los materiales, y por supuesto se requerirá de un SGA con el que planificar y ejecutar el trabajo de forma eficiente y segura.

2. El costo del «por si acaso».

Sin un control de inventario adecuado (según contextos, mayor al 99%), el departamento de compras deja de confiar en el dato de stock teórico. ¿La consecuencia? Compran de más.

El stock de seguridad se infla para cubrir las ineficiencias del sistema. Y hablo del sistema, puesto que la falta de fiabilidad del inventario no es por regla general consecuencia únicamente de una mala gestión por parte del almacén. Suele ser fruto de malas prácticas en distintos puntos de la cadena. En cualquier caso, esto implica capital inmovilizado y riesgo de obsolescencia. Tener estanterías llenas de polvo con productos que no rotan no es un activo: es un pasivo que ocupa el espacio de los productos que sí te dan margen.

3. La infrautilización del volumen.

A menudo nos contactan directores diciendo: «Necesitamos mudarnos a una nave más grande, no cabemos». Tras una auditoría inicial, en ocasiones encontramos realidades diferentes. No es que falte espacio: es que se está gestionando aire.

Almacenar muchísimos picos de material (resto de pocas unidades o cajas) en huecos diseñados para palets completos, tener equipos que requieren de pasillos muy anchos o tener desaprovechada parte de la altura de la nave. Las soluciones de almacenaje compacto (y según casos soluciones de automatización) pueden jugar un papel crucial (más adelante se indican las principales soluciones del mercado).

4. La hemorragia de la logística inversa por errores

El error en la preparación es en ocasiones fruto del desorden, aunque pueden haber distintos motivos a la vez, por ejemplo: ubicaciones no bien delimitadas, falta de registro en los movimientos, baja formación del equipo (especialmente cuando el sistema no guía los movimientos), colapso en zonas del almacén que tensan el servicio, desincronización entre equipos (turnos, trabajo en cadena, por ejemplo entre pickers y empaquetadores-), errores no detectados en la recepción de productos de proveedor, y un largo etcétera. 

El costo de un error no es solo el de la preparación del pedido, y transportes de ida y vuelta. Es además:

• El tiempo administrativo de gestionar la reclamación.
• La recepción y revisión del producto devuelto.
• El reacondicionamiento o destrucción del artículo.
• Y lo más doloroso: la pérdida de confianza del cliente (Customer Lifetime Value).

Además, encontramos en algunos clientes que parte de sus devoluciones proceden del incumplimiento en la fecha del servicio, especialmente por retrasos en sectores con elevada exigencia, así que este es otro aspecto a cuidar.

  >>> También te interesará saber: Checklist definitiva: ¿Tu almacén es un activo rentable o una fuga de dinero?

La Fórmula: Cómo calcular el costo de la ineficiencia

No basta con intuir que perdemos dinero. Para justificar cualquier cambio, más cuando requiere una inversión, como cambios de equipamiento, modificaciones en el layout, compra de un nuevo SGA o implementar cualquier automatización, necesitamos realizar cálculos numéricos.

A continuación, os dejo entrever algunos de los análisis que podrían realizarse al respecto: 

Paso A: Realizar un mapa de calor para determinar los movimientos de las mercancías en el almacén

En el caso de no disponer de un SGA que realice estos cálculos y proponga los cambios de ubicación para un mejor slotting, el mapa de calor nos permitirá apreciar el número de movimientos realizados en un periodo de tiempo, y posicionamiento de los materiales en el almacén, aportando información para su mejor posicionamiento, que por regla general buscaremos andar menos.

Paso B: El costo de los errores

Lo principal está en tener un sistema adecuado para registrar cada incidencia, cuando ésta se detecte. Y con ello poder obtener un indicador claro del número de incidencias, y sobre todo, entender los motivos que se han dado para poder realizar las correcciones necesarias para reducir al máximo problemas en próximas ocasiones. 

En algunos almacenes no se llevan registros correctos de sus incidencias, y cuando detectamos esto, es de las primeras cosas que sugerimos cambiar.  

Por otra parte, es recomendable determinar un coste medio por incidencia. Según sector y contexto, puede suponer un precio distinto. Eso sí, hay que imputar todos los costes comentados anteriormente, aunque algunos no son tan evidentes. 

Paso C: El coste de oportunidad del espacio

Recomiendo que calcules tu coste por ubicación/palet actual (alquiler nave (o amortización) + suministros (y tasas) / nº huecos totales). 

Y estima el porcentaje de ocupación real frente al porcentaje de «aire almacenado”. Aquí se debe incluir el espacio por sobredimensionamiento de pasillos, frente a hipótesis en las que estos se pudieran reducir implementando equipamiento más eficiente. 

Adicionalmente, en contextos industriales donde se requiere aumentar espacio productivo (por ejemplo ampliando líneas de producción), es clarificador para afrontar inversiones con las que maximizar el espacio del almacén, calcular el rendimiento por metro cuadrado productivo, bien en términos de producción o de facturación a clientes. Esto nos puede devolver recomendaciones de inversión para maximizar el espacio de almacenaje y transferir la ganancia a producción.  

Aportemos soluciones

Una vez que somos conscientes del agujero en el bolsillo, ¿cómo lo cerramos? Como expertos en intralogística, en Gesprolog huimos de las «balas de plata». Me refiero a que no se puede generalizar en la solución, ya que cada empresa requerirá un conjunto de cambios. Mientras que puede haber empresas que estén preparadas para dar un salto hacia la automatización, habrá otras que necesiten cambiar su proceso y dejar de trabajar con papel y lápiz, o realizar algún cambio organizativo en las responsabilidades funcionales de su almacén. 

La solución pasa por identificar los cambios adecuados en tu operación, nivelando de forma coherente la inversión y ROI (retorno de la inversión).

>>>Otro post que te necesitas leer: Caso ARCO: EL Valor de la Cadena de Suministro Orientada al Cliente.

Para ir finalizando, a continuación, recojo algunos puntos variados para que los puedas tener en cuenta en tu camino hacia la mejora intralogística:

Nivel 1: Higiene Operativa y Digitalización

La implementación de un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) es una de las claves para muchos almacenes. Un buen SGA elimina la dependencia de la «memoria de la tribu». El sistema guía al operario (vía terminales de radiofrecuencia, pick-to-light o voz) por la ruta óptima, gestiona la rotación FIFO/FEFO automáticamente, puede soportar un cross-docking, y otras decenas de funcionalidades y estrategias operativas. 

Es muy importante que entiendas que un SGA te permitirá dar un salto enorme hacia la mejora de procesos de tu almacén, y que sin él, será prácticamente imposible igualar esta mejora. Y aquí dos recomendaciones:

1. La implementación de un SGA requiere previamente identificar “que” mejorar en el proceso. Hacerlo de esta forma reportará grandes beneficios a la operativa. Si por el contrario, se implementa sin esta revisión previa, probablemente no consigas tan buenas mejoras, e incluso corres el riesgo de replicar ciertos procesos ineficientes, lo cual será una oportunidad enorme perdida (implantar un nuevo SGA es una oportunidad casi única para una empresa a la hora de mejorar su logística).
2. En el mercado hay decenas de SGA, buenos, muy buenos y regulares. Determinar qué requisitos debe tener el futuro SGA debe ser otro paso previo a lanzarse a la jungla del mercado de SGA. Es muy aconsejable reunir una “lista de requisitos” con la que evaluar a los candidatos y con la que medir objetivamente el cumplimiento de cada uno con esta, para facilitar la toma de decisión sobre qué SGA es el más conveniente para tu empresa.

Nivel 2: Mecanización y Ayudas Operativas

Aquí hay que centrarse en la ergonomía, seguridad y la velocidad de la operación. 

El mercado nos ofrece infinidad de soluciones y equipamiento increíble para nuestros almacenes. 

Aunque no es sencillo mantenerse actualizado por la cantidad y velocidad a la que aparecen las numerosas soluciones para mejorar procesos y flujos en el almacén, si es conveniente mantener una “antena sintonizada”, que nos permita estar enterados del nuevo equipamiento disponible para mejorar las operaciones de nuestro almacén. 

La eficiencia y seguridad de tus operarios es crucial, como también lo es carecer de fiabilidad en la preparación de pedidos, lo cual incide además en la confianza de nuestros clientes. 

En el mercado hay infinidad de modelos de máquinas de manutención, como apiladores, preparadoras de pedidos de bajo/medio/alto nivel, carretillas trilaterales o articuladas, etc. y de cada tipología existen infinidad de variables y matices con los que puedes maximizar la mejora en tu almacén, tanto de seguridad, como de eficiencia. 

Nivel 3: Sistemas de compactación de palets (Densidad y Agilidad)

Uno de los temas que tratamos en este post es la optimización del espacio. En determinados contextos los retornos de inversión ante la compactación del almacenaje pueden resultar muy atractivos. 

Hay muchas soluciones de compactación en el mercado, cada una con sus cualidades funcionales, y niveles de inversión: 

• Estanterías Móviles: Las estanterías que se mueven sobre raíles y abren el pasillo de trabajo necesario. 
• Pallet Shuttle Semiautomático (carro shuttle): Un carro satélite entra en la estantería compacta y mueve los palets al fondo. El carretillero no entra en la calle. 
• Estanterías dinámicas FIFO: habitualmente con rodillos. Permite un flujo adecuado de los materiales y excelente compactación de los palets (también existen las soluciones para cajas).
• Estanterías dinámicas PUSH BACK: también con rodillos, pero dondela entrada y salida de mercancía se realiza por la misma cara de cada canal. Al igual que las dinámicas FIFO, permite acceder a todos los palets del canal de forma independiente por cada nivel/altura.
• Estanterías Drive-In y  Drive-Through: donde el carretillero se introduce en el canal de cada calle para realizar los movimientos.

Nivel 4: Almacenaje automatizado (Diferentes niveles de inversión) 

Para ciertas operaciones y por ciertas consideraciones,  se pueden considerar distintas automatizaciones, de diferentes niveles de inversión y capacidades, según contextos. 

• Almacenes verticales: como los conocidos carruseles paternoster o lanzaderas tipo shuttle, utilizados en infinidad de aplicaciones.
• Automatización en sistemas de cubetas, como son los miniloads, o soluciones de las marcas Autostore, Exotec o Kardex LR35. También los robots con múltiple bandeja en altura para Good to Person. Todos ellos tienen en común el movimiento de cubetas, y por tanto, están pensados para almacenar materiales de dimensiones contenidas 
• Automatización para palets, donde existen en el mercado dos principales tecnologías, el Pallet Shuttle Automático, y los Transelevadores. En ambos casos, las variantes a la hora de diseñar la solución y particularidades de cada fabricante requieren un estudio minucioso de las necesidades de cada operativa, de cara al diseño final. 

Y para el transporte intralogístico:

• Transportadores (Conveyors): para conectar zonas del almacén como recepción a reserva, o reserva a expediciones, entradas a almacén, picking a empaquetado, empaquetado a expedición, etc. 
• AGVs y AMRS: Robots no tripulados que igualmente mueven mercancías entre distintos puntos. Cada vez más utilizados en contextos logístico-industriales.

En conclusión, el mercado está lleno de soluciones para mejorar tu almacén. El reto al que te enfrentas es identificar las más adecuadas para tu necesidad.

Como consultores, nuestro consejo es siempre el mismo: 

No compres tecnología ni equipamiento por moda. Cómprala para resolver un dolor cuantificado.

En Gesprolog, no vendemos equipamiento ni producto: Analizamos tus datos, entendemos tus picos de demanda, revisamos detalladamente tu operativa actual y necesidades futuras y te ayudamos a diseñar la solución intralogística que necesitas. En ocasiones puede ser una reorganización de procesos, en otras un diseño completo de un nuevo almacén automatizado. Siempre alineados con lo que tu negocio necesita para dejar de perder dinero y empezar a ganar competitividad.

Si al leer esto has sentido curiosidad, quizás es hora de dejar de pasar a la acción, y entender tu potencial de mejora. 

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