Como consultores logísticos, recibimos muchas llamadas que se pueden resumir en un inicio de conversación similar a éste: «Tenemos un descontrol tremendo en el almacén. Perdemos stock, los pedidos salen tarde y dependemos de la memoria de Paco, el encargado. Hemos decidido comprar un SGA para solucionarlo.»

Mi respuesta suele ser un jarro de agua fría: «Si instalas un SGA ahora mismo, no vas a solucionar el descontrol. Vas a seguir teniendo igual o más caos. Y eso te va a costar el doble de dinero.»

Entiendo la tentación. Vivimos en la era de la Industria 4.0, la IA y la Logística 5.0. Como Director de Operaciones, sientes la presión de digitalizar. Algunos proveedores de software te venden que su herramienta puede con todas tus necesidades. Pero hay una regla de oro en informática que se aplica brutalmente a la intralogística: “ Si metes basura en el sistema, sale basura del sistema. Solo que ahora sale a la velocidad de la luz”.

En este artículo quiero explicarte por qué digitalizar procesos ineficientes es un «suicidio financiero» y cuál es la hoja de ruta correcta que aplicamos en Gesprolog para asegurar que, cuando llegue la tecnología, sea rentable desde el día 1.

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1. El Espejismo Tecnológico: El software no piensa, ejecuta.

Un Sistema de Gestión de Almacenes es una herramienta maravillosa. Es el cerebro digital de la operación. Pero un cerebro necesita un cuerpo funcional para moverse.

Si tus procesos físicos están rotos, el software no los va a arreglar.
El software es rígido. Se basa en reglas lógicas: Si A, entonces B.
El problema es que en un almacén desordenado, la regla suele ser: Si A, entonces «lo que le parezca mejor al carretillero en ese momento».

¿Qué pasa cuando digitalizas el desorden?

Imagina que tienes un layout ineficiente donde los operarios se cruzan constantemente.

• Sin SGA: Los operarios se gritan, se apartan y siguen. Es ineficiente, pero fluye.
• Con SGA mal implantado: El sistema, siguiendo la lógica errónea del layout, enviará a dos operarios al mismo pasillo estrecho al mismo tiempo. Resultado: Bloqueo.

Has convertido un problema de fluidez en un problema aun mayor.

2. Los Costes Ocultos del «Suicidio Financiero»

¿Por qué uso un término tan duro como «suicidio»? Porque he visto empresas entrar en pérdidas operativas graves tras una implantación de software fallida.

Analicemos dónde se pierde el dinero realmente:

A. El coste de las «Personalizaciones»

Este es el agujero negro del presupuesto. Como tus procesos son caóticos y «especiales» (o eso crees), el SGA estándar no te sirve. En lugar de cambiar tu proceso para adaptarlo a las mejores prácticas del software, pides al programador que modifique el software para adaptarlo a tus «vicios».

• Resultado: Pagas horas de desarrollo a precio de oro para replicar digitalmente una mala operativa física. Además, te atas a un software «Frankenstein» difícil de actualizar en el futuro.

B. La caída de productividad (La Curva J)

Toda implantación tiene una curva de aprendizaje. Pero si implantas sobre el caos, la curva se convierte en un precipicio. Los operarios, frustrados porque el sistema les obliga a hacer cosas que no tienen sentido físico (porque el layout o el proceso base están mal), empiezan a buscar «atajos» fuera del sistema.

• Resultado: Tienes un SGA que dice una cosa y una realidad física que hace otra. El Inventario Fantasma se dispara.

C. El desgaste del equipo

El Director de Operaciones sabe que su activo más valioso es la gente. Implantar una herramienta que complica la vida en lugar de facilitarla quema a la plantilla. La resistencia al cambio se dispara y los mejores empleados se van o se «desconectan».

3. El «Paso Cero»: Lo que debes hacer ANTES de llamar al proveedor de software

En Gesprolog, creemos que tras entender la situación actual del almacén y necesidades operativas de futuro, los procesos deben intentarse simplificar y automatizar, tratando de que estos sean lo más estandarizados posibles; Procesos que deben ser probados por los usuarios, que a fin de cuentas suelen ser los expertos del proceso / flujo, y que en última instancia deben ser aprobados para que todo el mundo los cumpla sin excepción (sólo se puede variar, previa modificación del proceso).

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Antes de implantar un nuevo SGA, es necesario realizar un estudio para mejorar tus Procesos y Flujos de materiales. Esta es la primera fase, consiste en preparar el terreno para que la tecnología pueda echar raíces.

1. Limpieza de Maestros de Materiales

Este es el pilar olvidado. ¿Tienes las medidas (largo x ancho x alto) y pesos correctos de todas tus referencias? ¿De verdad? Para que un SGA funcione bien suele necesitar estos datos (y en algunos entornos, otros más, como fragilidad, incompatibilidades) para calcular y decidir dónde guardar cada cosa (Slotting). Si el dato está mal (o no existe), el sistema no sabrá si puede meter un bulto demasiado grande en un hueco demasiado pequeño (aunque hay alternativas, suelen ser menos convenientes). Tarea: Medir, pesar y catalogar. Sin esto, no hay SGA posible.

2. Gestión de lecturas mediante códigos de barra en materiales (y ubicaciones) 

Parece básico, pero entender la situación de partida, respecto al nivel de implantación de códigos de barra en nuestros materiales, y establecer las correctas estratégias cuando hay parte de estos que no lo traen de origen, es clave. ¿Dónde, cuándo y cómo vincular el material físico al código de barras? Además, muchos almacenes necesitan trazar lotes u otros datos como peso en los movimientos intralogísticos. En estos casos entender si tenemos EAN128 de origen en los materiales que recibimos y si los podemos utilizar en nuestro sistema, parece sencillo, pero ya con unos cuantos proyectos de este tipo a mis espaldas, puedo asegurar que en ocasiones es casi un subproyecto, previo a la implantación del SGA. Y por supuesto, decidir cuál es el nivel de exigencia en cuanto a la confirmación de movimientos sobre una ubicación, entendiendo el impacto que puede tener decidir leer ubicaciones en ciertos movimientos para “no matar moscas a cañonazos” 

3. Estandarización de Procesos

¿Cómo se recibe y ubica una mercancía? ¿Cómo se gestiona una rotura? ¿Cómo se hace una devolución? Si preguntas a tres operarios diferentes y te dan respuestas un tanto diferentes, no estás listo para el software. Debes definir cómo debe ser el Proceso y flujo antes de enfrentarte, siquiera, a decidir cual es el SGA más interesante para tí. Trabajar en un proyecto de mejora de procesos, previo a la implantación de un SGA te permitirá dos cosas clave para el proyecto de SGA se exitoso:

1- Identificar de forma clara cuáles son tus procesos y flujos mejorados, los que necesitas hoy, pero también para cubrir el crecimiento de la empresa (recomiendo inicialmente abstraerse de las capacidades de uno u otro sistema de almacén)

2-Encontrar que SGA es el más adecuado para tí. Esto es más fácil al haber identificado previamente cuales son tus necesidades operativas (ya mejoradas), lo cual muestras con claridad a los proveedores para que ellos entiendan tus necesidades y te puedan ofrecer su mejor propuesta para ello. 

4. Optimización del Layout

Antes de digitalizar rutas de picking, asegúrate de que el camino físico es el mejor posible. ¿Están los productos de alta rotación (Clase A) cerca de la zona de expedición? ¿Son los pasillos adecuados? Arreglar el layout físico es barato (mover estanterías, pintar suelo). Arreglarlo después por software es carísimo. Reducir caminatas es clave. Las estratégias físicas (flujos de materiales) deben ser las que nos permitan mayor fluidez con menor esfuerzo. El SGA deberá sostener dichos flujos de materiales mejorados, pero nuevamente, si no somos capaces de identificar dichas mejoras de forma previa, corremos el riesgo de que la implantación del SGA no sea satisfactoria en gran medida respecto al flujo de materiales.

4. El Rol de la Consultoría: 

Aquí es donde entra el valor de un consultor externo como nuestro CEO, Nacho Pascual.

Los vendedores de software quieren venderte licencias. Es su trabajo. Mi trabajo en Gesprolog es proteger tus intereses. Y a veces, proteger tus intereses significa decirte: «No compres este software todavía. Vamos a arreglar la casa primero».

Nuestra metodología de acompañamiento en un proyecto de SGA con mejora de procesos funciona así:

1. Entendimiento de situación actual y necesidades de futuro: Bajamos al almacén para analizar qué está ocurriendo, incluidos tanto aspectos cualitativos como cuantitativos
2. Propuesta de Procesos y Flujos: Reflexionamos objetivamente sobre qué cambios deben realizarse, resaltando los imprescindibles y su motivación.

3. Proceso de selección de SGA: A partir de un pliego claro de necesidades, acompañamos al cliente al mercado. Los pasos anteriores facilitan mucho la labor para determinar que solución es la más adecuada para cada caso (también reduce el riesgo de elevada inversión, “matando moscas a cañonazos”)

5. La tecnología es un amplificador

Piénsalo así: 

• Si amplificas un proceso eficiente -> Obtienes excelencia y rentabilidad.
• Si amplificas un proceso deficiente -> Obtienes un desastre de un impacto difícil de medir.

No tengas prisa por digitalizar. Ten prisa por ser eficiente. La digitalización será la consecuencia natural de tu orden, no la causa.

Si estás a punto de firmar un contrato de SGA y tienes dudas sobre si tu almacén está preparado, párate. Una revisión profunda de tus procesos y flujos de forma previa puede ahorrarte decenas de miles de euros en tu proyecto de SGA y, sobre todo, eliminar el riesgo de no acertar en algo tan estratégico como es la elección de tu nuevo sistema de gestión de almacén.

¿Tu almacén está listo para el salto digital o necesitas limpiar los cimientos primero? Hablemos. En una sesión de diagnóstico te diré honestamente si estás preparado o si necesitas trabajar el «Paso Cero».