𝗜𝗺𝗮𝗴𝗶𝗻𝗮 𝗲𝘀𝘁𝗮 𝗲𝘀𝗰𝗲𝗻𝗮: Tu equipo de marketing lanza una campaña exitosa. Los pedidos entran en el sistema. El ERP dice que tienes 50 unidades de ese producto estrella en la ubicación A-12-04. Se genera la orden de preparación.
El operario va a la ubicación A-12-04: 𝗘𝘀𝘁á 𝘃𝗮𝗰í𝗮.
En ese preciso instante, se desencadena una tormenta perfecta: el operario pierde tiempo buscando, atención al cliente tiene que llamar para cancelar o retrasar el pedido, la empresa pierde la venta y, lo peor de todo, 𝗲𝗹 𝗰𝗹𝗶𝗲𝗻𝘁𝗲 𝗽𝗶𝗲𝗿𝗱𝗲 𝗹𝗮 𝗰𝗼𝗻𝗳𝗶𝗮𝗻𝘇𝗮.
Esto es el 𝗜𝗻𝘃𝗲𝗻𝘁𝗮𝗿𝗶𝗼 𝗙𝗮𝗻𝘁𝗮𝘀𝗺𝗮: la discrepancia entre lo que tu sistema dice que tienes y lo que realmente tienes en el almacén.
Como consultor en Gesprolog, me reúno con muchos Directores Financieros y CEOs que ven la logística como un centro de coste. Pero cuando les presento el cálculo real de lo que les está costando el inventario fantasma, la cara les cambia. No estamos hablando de «perder unos bolígrafos». En empresas con facturaciones medias-altas, estamos hablando de un agujero negro que puede devorar 𝗲𝗻𝘁𝗿𝗲 𝗲𝗹 3% 𝘆 𝗲𝗹 5% 𝗱𝗲 𝗹𝗼𝘀 𝗯𝗲𝗻𝗲𝗳𝗶𝗰𝗶𝗼𝘀 𝗯𝗿𝘂𝘁𝗼𝘀 𝗮𝗻𝘂𝗮𝗹𝗲𝘀.
En este artículo, vamos a dejar de lado las excusas operativas y vamos a hablar de dinero, de causas raíz y de la única metodología que funciona para solucionar esto: la 𝗘𝘅𝗮𝗰𝘁𝗶𝘁𝘂𝗱 𝗱𝗲 𝗥𝗲𝗴𝗶𝘀𝘁𝗿𝗼 𝗱𝗲 𝗜𝗻𝘃𝗲𝗻𝘁𝗮𝗿𝗶𝗼.
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1. ¿Qué es exactamente el Inventario Fantasma?
En términos técnicos de intralogística, el inventario fantasma ocurre cuando tu 𝗦𝘁𝗼𝗰𝗸 𝗟ó𝗴𝗶𝗰𝗼 (ERP/SGA) es mayor que tu 𝗦𝘁𝗼𝗰𝗸 𝗙í𝘀𝗶𝗰𝗼 𝗥𝗲𝗮𝗹.
El sistema cree que puedes vender algo que no existe. Esto es infinitamente más peligroso que el caso contrario (tener más físico que lógico), porque el inventario fantasma ataca directamente a la 𝗹í𝗻𝗲𝗮 𝗱𝗲 𝗳𝗹𝗼𝘁𝗮𝗰𝗶ó𝗻 𝗱𝗲 𝗹𝗮𝘀 𝘃𝗲𝗻𝘁𝗮𝘀.
𝗘𝗹 𝗲𝗳𝗲𝗰𝘁𝗼 𝗺𝘂𝗹𝘁𝗶𝗽𝗹𝗶𝗰𝗮𝗱𝗼𝗿 𝗱𝗲𝗹 𝗲𝗿𝗿𝗼𝗿
El problema no es solo que falte una unidad. Es que el sistema, al «creer» que hay stock, 𝗻𝗼 𝗱𝗶𝘀𝗽𝗮𝗿𝗮 𝗹𝗮 𝗼𝗿𝗱𝗲𝗻 𝗱𝗲 𝗿𝗲𝗽𝗼𝘀𝗶𝗰𝗶ó𝗻 𝗼 𝗰𝗼𝗺𝗽𝗿𝗮. Resultado: El producto sigue agotado físicamente, el sistema sigue vendiéndolo virtualmente y tú sigues acumulando pedidos que no podrás servir, bien a clientes externos, bien a tu fábrica. Es un círculo vicioso que solo se rompe cuando alguien baja al almacén y audita el hueco.
2. La Auditoría del Dolor: ¿Cuánto te cuesta realmente?
Vamos a los números. Cuando pregunto a un cliente «¿cuánto te cuesta una rotura de stock?», suelen responderme con el margen de beneficio de ese producto. 𝗘𝗿𝗿𝗼𝗿.
El coste real del inventario fantasma se compone de cuatro capas financieras:
𝗔. 𝗖𝗼𝘀𝘁𝗲 𝗗𝗶𝗿𝗲𝗰𝘁𝗼 𝗱𝗲 𝗹𝗮 𝗩𝗲𝗻𝘁𝗮 𝗣𝗲𝗿𝗱𝗶𝗱𝗮
Es el margen que dejas de ingresar hoy. Si vendes maquinaria y te falta el recambio clave, pierdes la venta del recambio y quizás la del servicio de mantenimiento.
𝗕. 𝗘𝗹 𝗖𝗼𝘀𝘁𝗲 𝗢𝗽𝗲𝗿𝗮𝘁𝗶𝘃𝗼 𝗱𝗲 𝗹𝗮 «𝗕𝘂𝘀𝗾𝘂𝗲𝗱𝗮 𝗱𝗲𝗹 𝗠𝗮𝘁𝗲𝗿𝗶𝗮𝗹«
Este es un coste oculto brutal en la nómina. Cuando un operario no encuentra el producto, no se queda quieto. Empieza a dar vueltas, pregunta al encargado, busca en zonas de devolución, mira en el muelle de recepción…
•𝗗𝗮𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘀𝗽𝗿𝗼𝗹𝗼𝗴: En almacenes desorganizados, hemos medido que se pierde hasta un 15% 𝗱𝗲 𝗹𝗮 𝗷𝗼𝗿𝗻𝗮𝗱𝗮 𝗹𝗮𝗯𝗼𝗿𝗮𝗹 en «búsquedas de incidencias». Multiplica eso por el coste hora de tu plantilla.
𝗖. 𝗣𝗲𝗻𝗮𝗹𝗶𝘇𝗮𝗰𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀 𝘆 𝗗𝗲𝘃𝗼𝗹𝘂𝗰𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀
En sectores como Retail Gran Consumo o Automoción, no entregar a tiempo o entregar incompleto conlleva penalizaciones contractuales. Además, si envías un producto sustitutivo urgente, el coste del transporte express se come tu margen.
𝗗. 𝗘𝗹 𝗖𝗼𝘀𝘁𝗲 𝗱𝗲 𝗜𝗺𝗮𝗴𝗲𝗻
Si un cliente te compra, tú le fallas y la competencia le sirve, no has perdido una venta. Has perdido al cliente para siempre.
𝗘𝗹 𝗰𝗮𝘀𝗼 𝗱𝗲𝗹 «𝗦𝘁𝗼𝗰𝗸 𝗱𝗲 𝗦𝗲𝗴𝘂𝗿𝗶𝗱𝗮𝗱» 𝗶𝗻𝗳𝗹𝗮𝗱𝗼: Ante el miedo al inventario fantasma, muchos Directores de Compras reaccionan 𝘀𝗼𝗯𝗿𝗲–𝘀𝘁𝗼𝗰𝗸𝗮𝗻𝗱𝗼. Compran un 20% más de seguridad «por si el sistema miente». Esto inmoviliza capital circulante (Cash Flow) en las estanterías que podría estar usándose para I+D o expansión.
3. ¿Por qué ocurre? Diagnóstico de las causas raíz
En nuestra experiencia, el 90% de los casos de inventario fantasma no son por robos (aunque existen), sino por 𝗳𝗮𝗹𝗹𝗼𝘀 𝗱𝗲 𝗽𝗿𝗼𝗰𝗲𝘀𝗼.
No culpes al software. El software suele hacer lo que le decimos. El problema es lo que le decimos.
- 1.𝗘𝗿𝗿𝗼𝗿𝗲𝘀 𝗲𝗻 𝗹𝗮 𝗥𝗲𝗰𝗲𝗽𝗰𝗶ó𝗻: Si el albarán dice 100 unidades, pero el proveedor envió 98 y el operario de recepción validó sin contar, acabas de crear 2 fantasmas. El error en la entrada es letal porque se arrastra hasta el final.
2.𝗘𝗿𝗿𝗼𝗿𝗲𝘀 𝗱𝗲 𝗖𝗼𝗻𝗳𝗶𝗿𝗺𝗮𝗰𝗶ó𝗻 𝗲𝗻 𝗲𝗹 𝗣𝗶𝗰𝗸𝗶𝗻𝗴: El operario coge el producto de la ubicación A (donde hay stock) pero confirma en el SGA que lo ha cogido de la ubicación B. Ahora la ubicación A tiene stock físico de más, y la B tiene un fantasma.
3.𝗗𝗲𝘃𝗼𝗹𝘂𝗰𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀 𝗺𝗮𝗹 𝗴𝗲𝘀𝘁𝗶𝗼𝗻𝗮𝗱𝗮𝘀: El producto vuelve al almacén, se deja en una «zona de cuarentena» física, pero nadie lo da de alta en el sistema hasta tres días después. O peor, se da de alta en el sistema pero físicamente se pierde en un rincón.
4.𝗜𝗻𝘁𝗲𝗴𝗿𝗮𝗰𝗶ó𝗻 𝗘𝗥𝗣 – 𝗪𝗲𝗯 𝗳𝗮𝗹𝗹𝗶𝗱𝗮: Esto es común en eCommerce. La web vende a una velocidad que el ERP no actualiza en tiempo real.
5.𝗠𝗼𝘃𝗶𝗺𝗶𝗲𝗻𝘁𝗼𝘀 𝗳í𝘀𝗶𝗰𝗼𝘀 𝘆 𝗱𝗶𝗴𝗶𝘁𝗮𝗹𝗲𝘀 𝗱𝗲𝘀𝗰𝗼𝗻𝗲𝗰𝘁𝗮𝗱𝗼𝘀: Como suelo decirles a mis clientes, “hay muchos implicados en la fiabilidad del inventario, también en oficinas”. Cada vez que movemos digitalmente un stock y no lo hacemos a la par físicamente, estamos originando una falta de fiabilidad de inventario. Aquí podemos encontrar muchos casos, desde abonos a clientes por acuerdo comercial, sin que el material llegue, hasta movimientos de todo tipo no sincronizadas entre el stock físico y el digital.
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4. La Solución: Del «Inventario Anual» al «Inventario Cíclico»
Aquí es donde separo a las empresas profesionales de las amateurs.
Muchas empresas siguen haciendo « 𝗘𝗹 𝗜𝗻𝘃𝗲𝗻𝘁𝗮𝗿𝗶𝗼 𝗔𝗻𝘂𝗮𝗹 «. Paran la empresa dos días en diciembre, cuentan todo (con prisas y gente cansada) y ajustan. Esto es 𝗶𝗻𝘂𝘁𝗶𝗹 para la gestión moderna. Significa que, si tuviste un error en enero, has estado arrastrando ese error durante 11 meses hasta que te diste cuenta en diciembre.
La propuesta de Gesprolog: Inventario Rotativo.
La única forma de matar al inventario fantasma es la 𝗖𝗼𝗻𝗳𝗶𝗮𝗯𝗶𝗹𝗶𝗱𝗮𝗱 𝗱𝗲𝗹 𝗗𝗮𝘁𝗼. Y eso se consigue contando poco, pero contando siempre.
El Inventario Rotativo consiste en contar una pequeña parte del almacén cada día. Por ejemplo (cada empresa / sector requiere su frecuencia):
•𝗣𝗿𝗼𝗱𝘂𝗰𝘁𝗼𝘀 𝗔 (𝗔𝗹𝘁𝗮 𝗿𝗼𝘁𝗮𝗰𝗶ó𝗻 𝗼 𝘃𝗮𝗹𝗼𝗿): Se cuentan una vez al mes.
•𝗣𝗿𝗼𝗱𝘂𝗰𝘁𝗼𝘀 𝗕: Una vez al trimestre.
•𝗣𝗿𝗼𝗱𝘂𝗰𝘁𝗼𝘀 𝗖: Una vez al año.
𝗩𝗲𝗻𝘁𝗮𝗷𝗮𝘀:
- No detienes la operación.
- Detectas el error (y su causa) días después de que ocurra, no meses.
- Mantienes la presión sobre la calidad del proceso en el equipo.
5. Tecnología vs. Cultura: Lo que necesitas realmente
¿Necesitas un robot para solucionar esto? No. ¿Necesitas tecnología? Sí, pero la justa y necesaria.
𝗘𝗹 𝗽𝗮𝗽𝗲𝗹 𝗱𝗲𝗹 𝗦𝗚𝗔
Intentar llevar un inventario rotativo con Excel es un suicidio. Necesitas un sistema de gestión de almacén que te permita lanzar órdenes de conteo automáticas aprovechando los momentos valle de los operarios. En Gesprolog, cuando gestionamos la implementación de un SGA, solicitamos «conteos por oportunidad». Ejemplo: Cuando un operario va a una ubicación a recoger la última caja y la deja vacía, el sistema le pide confirmar: «¿Hueco vacío?». Si el operario dice sí, el inventario se cuadra solo.
𝗖𝗼𝗱𝗶𝗴𝗼 𝗱𝗲 𝗕𝗮𝗿𝗿𝗮𝘀 𝘆 𝗥𝗙𝗜𝗗
El ojo humano falla. El escáner no. Implementar validación por lectura de código de barras en cada movimiento (entrada, ubicación, picking, expedición) reduce el error humano drásticamente. Si tu sector y tipo de materiales lo permite, el RFID elimina el factor humano casi por completo, permitiendo inventarios masivos en segundos, pero requiere un estudio de viabilidad previo (que nosotros realizamos).
𝗘𝗹 𝗳𝗮𝗰𝘁𝗼𝗿 𝗛𝘂𝗺𝗮𝗻𝗼: 𝗟𝗮 𝗖𝘂𝗹𝘁𝘂𝗿𝗮 𝗱𝗲𝗹 «𝗗𝗮𝘁𝗼 𝗦𝗮𝗴𝗿𝗮𝗱𝗼«
De nada sirve el mejor SGA si el carretillero mueve un palet y «ya lo apuntará luego». Parte de mi trabajo como consultor es hacer entender al equipo de almacén que 𝗺𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗶𝗻𝗳𝗼𝗿𝗺𝗮𝗰𝗶ó𝗻 𝗲𝘀 𝘁𝗮𝗻 𝗶𝗺𝗽𝗼𝗿𝘁𝗮𝗻𝘁𝗲 𝗰𝗼𝗺𝗼 𝗺𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗹𝗮 𝗺𝗲𝗿𝗰𝗮𝗻𝗰í𝗮. Si mueves la caja pero no el dato, has creado un problema.
6. Hoja de Ruta para eliminar el Inventario Fantasma
Si eres CEO o Director Financiero, no necesitas saber cómo configurar el lector de códigos, pero sí necesitas exigir estos pasos a tu equipo de operaciones:
1.𝗠𝗲𝗱𝗶𝗰𝗶𝗼𝗻 𝗜𝗻𝗶𝗰𝗶𝗮𝗹 (ERI): Calcula tu Exactitud de Registro de Inventario actual. Toma una muestra aleatoria que represente lo suficiente tus tipologías de inventario / materiales. El objetivo es estar lo más cerca posible del 100%, por ejemplo, por encima del 99%.
2.𝗕𝗹𝗶𝗻𝗱𝗮𝗿 𝗹𝗮 𝗥𝗲𝗰𝗲𝗽𝗰𝗶𝗼𝗻: Implementar un «doble check» ciego en las entradas de mercancía podría ser una medida a adoptar, pero no la única. Es un filtro de calidad del inventario importante.
3.𝗜𝗺𝗽𝗹𝗮𝗻𝘁𝗮𝗿 𝗖𝗼𝗻𝘁𝗲𝗼𝘀 𝗖𝗶𝗰𝗹𝗶𝗰𝗼𝘀: Elimina el inventario anual fiscal como única herramienta de control. Diseña un calendario de conteos diarios.
4.𝗔𝗻𝗮𝗹𝗶𝘇𝗮𝗿 𝗹𝗮𝘀 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗿𝗲𝗽𝗮𝗻𝗰𝗶𝗮𝘀: Cuando aparezca un error, no te limites a corregir el número en el ordenador. Pregunta ¿𝗣𝗢𝗥 𝗤𝗨É? ¿Fue un error de picking? ¿Una recepción mal hecha? ¿Un robo? ¿….?
La tranquilidad de saber lo que tienes
La incertidumbre es el enemigo de los negocios. No puedes prometer plazos de entrega ni planificar compras si no confías en lo que dice tu pantalla.
Eliminar el inventario fantasma no es solo una tarea de «limpieza y orden». Es una estrategia financiera directa para 𝗮𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗿 𝗲𝗹 𝗘𝗕𝗜𝗧𝗗𝗔 𝘀𝗶𝗻 𝘃𝗲𝗻𝗱𝗲𝗿 𝗻𝗶 𝘂𝗻 𝗲𝘂𝗿𝗼 𝗺á𝘀, simplemente dejando de perder lo que ya tienes.
En Gesprolog, no vendemos software mágico. Vendemos el control de tu negocio. Bajamos al almacén, auditamos tus flujos, detectamos dónde se rompe la cadena de información y diseñamos el proceso, con ayuda de la tecnología en muchos casos, para blindarla.
¿Quieres saber cuál es tu nivel real de fiabilidad de inventario? 𝗛𝗮𝗯𝗹𝗲𝗺𝗼𝘀. Podemos realizar una auditoría de tus procesos y decirte exactamente dónde estás perdiendo dinero.
