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¡¡ATENCIÓN, ATENCIÓN!! ¡Siéntense! Está entrando el Core Business de nuestra empresa en la sala:

  • “Señor Stock: ¡Le estábamos esperando! El asunto que tenemos sobre la mesa es de prioridad total y absoluta para toda nuestra organización.”
  • “¿De qué se trata? Resúmanmelo, en una palabra.”
  • “Verá señor en el almacén…”
  • “¡He dicho una palabra!”
  • “INVENTARIO, Señor Stock. En este último ejercicio se han disparado las incidencias a clientes en los pedidos del canal de venta Ecommerce, el Cash Flow Operativo se ha visto muy afectado como consecuencia de un aumento del inventario, lo que ha provocado un fuerte descenso de nuestro cash, y nuestra productividad ha bajado mucho con la reubicación que hicimos de las referencias al trasladarnos a las nuevas instalaciones de la compañía.”

Control de Inventarios: parte fundamental de toda la organización

No es una película: Es una empresa real.

Hemos empezado de esta forma original para retratar las alarmas que saltan habitualmente en muchos de nuestros clientes, y en la totalidad de las empresas en alguna época de su existencia. Problemas asociados al inventario que de una u otra manera son ocasionados por muchos departamentos de la empresa y que afectan a la fiabilidad de nuestro inventario. 

En Gesprolog sabemos lo importante que es mantener la calidad de nuestros inventarios. Y quizás, por ser consultores logísticos y verlo diariamente en los problemas de las empresas, pero también porque uno de los mantras de nuestro socio director Nacho Pascual es: “La responsabilidad de los inventarios es de todos” y nos lo repite de forma sistemática para que no perdamos el foco. ¡Y es totalmente cierto! Aunque suela ser difícil hacérselo ver al resto de la organización: Todas las estructuras de la empresa dan aporte y soporte a la venta, de la misma forma que todos somos responsables de que nuestros inventarios estén cuadrados y controlados: 

  • Desde el comercial o la vendedora entrando al almacén a coger material sin apuntarlo, el administrativo que realiza un abono con afección al inventario, sin tener en cuenta que el producto no ha entrado o está inservible, o la operaria al mover una caja fuera de su ubicación: todas las acciones tienen repercusión directa, ya que existe una convivencia entre lo físico y lo digital y las personas en nuestras organizaciones deben ser conscientes de ello: 

TODO MOVIMIENTO FÍSICO DE INVENTARIO, HA DE TENER SU REFLEJO DIGITAL EN EL SISTEMA.

Pero ¿Qué es un inventario?

El inventario es un registro de bienes que pertenecen a nuestra empresa. Pueden ser de distinta naturaleza ya que pueden ser materias primas, productos semielaborados o en proceso, suministros que se usan en las operaciones propias de la empresa, productos terminados. A modo de resumen: son las existencias que destinamos en nuestro modelo de negocio para la venta, arrendamiento o transformación para dar servicio a nuestros clientes. 

Es una acumulación de materiales a la espera de ser usados para satisfacer una demanda futura. Por tanto, el stock que almacenamos son una serie de bienes ociosos a la espera de ser utilizados, de ahí la importancia de mantener la calidad en los inventarios, evitando errores en la gestión de almacén, como en el resto de las áreas de nuestra organización 

Y ahora es cuando Perico, nuestro contable favorito, levanta la mano y nos advierte: “Pero si los del almacén llevan el control de inventarios es problema suyo”. 

gestión de inventarios

Gestión de inventarios vs Control de inventarios

Es un error habitual confundir el control de inventarios con la gestión de este. El control de inventarios es una función habitual entre las tareas dentro de un almacén, pero no debe confundirse con la gestión del inventario. Esta es una parte fundamental dentro de las tareas estratégicas de la empresa, y por tanto, se escapan a las competencias de nuestros almacenes; por ejemplo la forma en cómo aprovisionamos, y cuánto debemos pedir en función de la rotación de las referencias, del lead time que nos ofrece un proveedor o el takt time de producción.

Otra idea importante que debemos recoger al hablar de los stocks y de la gestión de estos es el propio aprovisionamiento que hacemos:

  • Un sobrestock: Nos va a suponer un lastre financiero tanto por los propios productos en sí, como también por los costes que lleva asociados el mantenimiento y el almacenamiento.
  • Obsoletos: Nos resultan “falsos inventarios” que se acumulan, y que al final únicamente engordan nuestra cuenta de resultados.
  • Roturas de stock: no tener un buen cálculo sobre las necesidades que vamos a tener o calcular sin tener en cuenta las estacionalidades que en ocasiones existen en nuestros negocios nos puede jugar malas pasadas y provocar desabastecimientos a nuestros clientes. 
  • No olvidemos las temidas desviaciones que en ocasiones sufrimos por las previsiones mal dimensionadas en las ventas y que provocan el temido efecto látigo (bullwip effect).

¿Caso de éxito en gestión de inventarios?

Al hilo de todo lo anterior es interesante visualizar con ejemplos, y si encima son reales mejor porque nos ayuda a evidenciar que nuestros problemas son comunes a los de otros.

Uno de nuestros clientes estaba ya estudiando la posibilidad de trasladar su negocio a otras instalaciones mucho más grandes porque su almacén estaba ya alcanzando su saturación, y veían la necesidad de más espacio para evitar el colapso. Fue entonces cuando nos contactaron para que les ayudásemos a dimensionar el próximo almacén y a hacer con ellos el que sería su nuevo lay out

Cuando visitamos sus instalaciones nos chocó que con los datos que nos ofrecían fuera tan preciso el cambiar de instalaciones, y todo lo que ello suponía. Así que, antes de empezar con todo ello les planteamos la posibilidad de hacer un análisis profundo y algo clave: “hacerse las preguntas adecuadas”. Se habían centrado en maximizar el espacio del almacén hasta llegar a la conclusión de que allí ya no podían seguir. Tras nuestra visita les planteamos las siguientes cuestiones, que fueron la clave y la solución a sus problemas:

  • ¿No será que tenéis demasiado stock?
  • ¿Podéis reducir las unidades por referencia?
  • En lugar de producir stock para 10 días ¿Podemos ganar agilidad en el proceso de producción, y reducir los días de stock terminado en almacén?

La solución a veces pasa por tareas más sencillas y con menos inversión, atendiendo a las necesidades reales de nuestro negocio. En este caso fue genial ver la cara de alivio del director general que ya se veía abocado a tener que hacer un traslado en corto plazo del almacén, con la complejidad que supondrían los nuevos flujos entre la fábrica y el almacén. 

¿Necesitas ponerte en manos de profesionales?

Si tú también quieres mejorar la gestión y control de inventarios en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con profesionales del sector. ¡En Gesprolog podemos ayudarte!