Si es tan importante, ¿por qué no está más generalizada a nivel de métodos de trabajo en las empresas?
Es bastante común que, en un mismo centro, los procesos que realiza una persona u otra varían según quién las haga. Incluso en ocasiones, una misma persona puede variar su forma de proceder en un trabajo concreto, en función de variables objetivas o subjetivas.
No tener estandarizados los procesos, deriva en que de forma puntual o regular la empresa puede sufrir cierto caos. Dicho caos se traduce en tiempo, dinero, desesperación e incluso desidia de los empleados en ciertos casos. Algunos de los efectos que se pueden evidenciar en este contexto es el Desorden o incluso falta de disponibilidad de los Materiales, Reprocesos, Sobremovimiento, Desorganización del equipo, Incumplimiento de objetivos, entre otros.
Trabajar de forma desestandarizada suele conllevar ineficiencias e incluso errores. Por otro lado, la estandarización requiere de unas directrices de trabajo, a ser posible validadas por todos los componentes del proceso. La falta de dicha estandarización es en muchos casos el resultado de que en la empresa no existen dichas directrices.
La Estandarización Es La Base Para La Mejora
Un paso importante para conseguir buenos resultados a la hora de iniciar un proyecto de estandarización de procesos es contar con la implicación por parte de la dirección de la empresa. Subrayamos la palabra “implicación”, puesto que conlleva un grado mayor de concienciación, frente a contar únicamente con la voluntad de la dirección para que se hagan los cambios (claro está, según el tamaño y organigrama funcional de la compañía, no en todas se puede conseguir).
Por otro lado, capitalizar el conocimiento y la experiencia de los empleados, reducir su resistencia al cambio, y aumentar su involucración son importantes en mayor o menor medida en todas las áreas de actividad y los proyectos de nuestros Clientes. La participación de los empleados es clave. Y la manera más eficiente de lograrla es darles la responsabilidad y las herramientas para estandarizar y mejorar sus propios métodos de trabajo.
La digitalización o la automatización de un proceso ineficiente es un error que puede resultar muy costoso. Racionalizarlo previamente es la manera de evitarlo. Y la estandarización de sus tareas es un excelente punto de partida.
Muchas Empresas no Tienen Estandarizados los Métodos de Trabajo
Son PYMES líderes en sus mercados, a las que les ha ido y les sigue yendo muy bien. Además, generalmente están certificados ISO. Sin embargo, la estandarización de métodos de trabajo no es la norma.
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El Crecimiento Parece Ser La Causa De Un Modo U Otro
Gran parte de ellos llevan años de crecimiento sostenido. Dedican toda su atención y recursos a mantenerlo. Y los inventarios elevados, márgenes saludables, y previsiones de más crecimiento que lo acompañan amortiguan las ineficiencias. Es decir, estandarizar métodos de trabajo no es su prioridad.
Cuando hay instalaciones saturadas, sistemas obsoletos imposibles de evolucionar, o variación inmanejable en los métodos de trabajo, combinados con datos de baja calidad limitan el potencial de crecimiento, se dan cuenta de la necesidad de estandarizar. Esto es el paso previo imprescindible para elevar la limitación implantando sistemas actualizados o automatizando las operaciones.
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Estandarizar métodos de trabajo es problemático
Otros no crecen tanto pero llevan años de rentabilidad sostenida. Suelen tener operaciones con variación manejable, recursos no saturados o soluciones simples para aumentar su capacidad en picos, y pocas tareas críticas que además son realizadas por empleados expertos y de confianza. Lo problemático es tocar el margen. Y reuniones, formaciones, cambios, curvas de aprendizaje pueden reducirlo inicialmente.
Es decir, estandarizar métodos de trabajo es problemático.
Pero cuando el crecimiento acumulado en volumen y/o variedad complica la operación, satura los recursos por encima de las soluciones simples de elevación de su capacidad, y parte de las tareas críticas tienen que ser realizadas por personas normales en lugar de empleados expertos de confianza, los problemas aumentan y la rentabilidad se reduce. Entonces se dan cuenta de la necesidad de estandarizar para reducir la variación o como paso previo para digitalizar o automatizar las operaciones.
Nuestras Propias Lecciones Aprendidas en Gesprolog
En Gesprolog ayudamos a nuestros Clientes a estandarizar sus métodos de trabajo para implementar programas de mejora continua, digitalizar o automatizar sus operaciones. Estas son algunas de las lecciones aprendidas a lo largo de nuestras carreras profesionales y de nuestra actividad con ellos:
- Huir de los cambios masivos: es un error incluir todos los métodos de trabajo de todos los procesos, pensando en que todo se puede hacer a la vez al lanzar un proyecto de estandarización. Mapear los procesos más importantes y problemáticos, identificar sus tareas críticas, definir el mejor método conocido de realizarlas, establecerlo como el estándar vigente, asegurar su cumplimiento, y mejorarlo es la hoja de ruta para una estandarización eficiente.
- Estandarizar también las tareas lógicas, a la hora de utilizar las distintas herramientas, dispositivos y aplicaciones que se han determinado
- Aprovechar los estándares existentes en otras plantas, regiones o países: copiar, traducir, adaptar es más rápido y menos costoso y arriesgado que crear de cero; y permite también aprovecharse de las aplicaciones, dispositivos e indicadores que soportan allí los métodos de trabajo
- Alinearse con los estándares de nivel superior existentes: los procedimientos ISO definen el «qué», y los métodos estandarizados el «cómo».
Desde Gesprolog estamos a su total disposición para colaborar en la optimización de sus procesos logísticos, más en estos momentos donde la logística se ha convertido en un elemento diferenciador con respecto a sus competidores. Contáctenos
