«Tenemos más gente que nunca en el almacén y, aun así, no damos abasto. Los costes se han disparado, pero la productividad no sube en la misma proporción. No lo entendemos.»

Sin duda, esta es una de las grandes paradojas que enfrentan muchos directores de operaciones y responsables con los que hablamos.

Es una situación realmente frustrante. Te esfuerzas, inviertes en más personal para atender la demanda, pero al final del mes, cuando revisas la cuenta de resultados, te das cuenta de que el margen se ha reducido y que la eficiencia, en lugar de mejorar, parece estancada o incluso ha empeorado. La reacción instintiva suele ser buscar el problema en el equipo, en la falta de formación o en los procesos de trabajo. Y aunque a veces hay parte de razón en ello, desde nuestra experiencia, en la gran mayoría de los casos el verdadero culpable es un enemigo silencioso, uno que no se ve en el balance contable pero que drena recursos cada minuto de cada día: un layout de almacén ineficiente.

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Contratar a más gente para trabajar en un almacén mal diseñado es como meter más coches en una autopista atascada esperando que el tráfico fluya más rápido. No solo no funciona, sino que empeora el problema. Aumenta la congestión, se multiplican los errores y los costes se disparan.

La buena noticia es que optimizar el diseño no es un «gasto», sino una de las inversiones más rentables que puede hacer una empresa. Hoy no quiero usar un lenguaje técnico complicado, quiero hablarte en el idioma que todos entendemos mejor: el de los euros. Vamos a desgranar cómo un diseño inteligente de tu almacén impacta directamente en la reducción de tus costes operativos.

1. El coste más alto (y más invisible): Los «paseos» de tus operarios

Párate a pensar un momento en esto: ¿qué porcentaje de la jornada laboral de un operario de almacén se dedica a tareas que aportan valor real (coger un producto, empaquetarlo, verificarlo) y qué porcentaje se dedica simplemente a caminar de un punto a otro?

Te sorprendería saber que, en un almacén no optimizado, más del 50% del tiempo de un operario se puede ir en desplazamientos.

Cuando un operario tiene que recorrer 150 metros, esquivando palés y atravesando zonas congestionadas para coger un solo producto de un pedido, no estás pagando por su habilidad para hacer picking, estás pagando por un paseo. Multiplica ese paseo por cientos de líneas de pedido al día, y por todo tu equipo. El resultado es una suma de dinero astronómica al cabo del año.

¿Cómo ataca el layout este problema?

Un rediseño de layout basado en datos es la herramienta más poderosa para combatir este despilfarro. Lo hacemos a través de varias técnicas:

• Análisis de Flujos y Secuenciación Lógica: Organizamos el almacén para que el flujo de materiales sea lineal y sin retrocesos, desde la recepción hasta la expedición. Cada zona de trabajo se sitúa de forma lógica junto a la siguiente, eliminando trayectos innecesarios.
• Análisis ABC de Rotación: No todos los productos son iguales. Analizamos tus datos de ventas para identificar tus productos «estrella» (los de Clase A, que suponen el 80% del movimiento) y los colocamos en las zonas más accesibles, cerca de los muelles de salida. Dejamos las zonas más lejanas para los productos de baja rotación (Clase C). Parece de sentido común, pero es increíble la cantidad de empresas que tienen sus productos más vendidos en el rincón más inaccesible.
• Slotting Dinámico: Vamos un paso más allá. El slotting consiste en asignar la ubicación perfecta a cada producto, no solo por su rotación, sino por su tamaño, peso y cómo se combina con otros productos en los pedidos. Como es normal, todo cambia con el tiempo, por eso el lanzamiento del slotting debe realizarse periódicamente, reorganizando los productos en función de cómo estos se vienen comportando últimamente, o incluso su previsión

El Impacto Cuantificable: En proyectos que hemos realizado, un buen análisis y rediseño de flujos puede reducir los recorridos del personal entre un 25% y un 40%. Haz un cálculo rápido: si reduces en un tercio el tiempo que tu equipo dedica a caminar, ¿cuántas horas de trabajo productivo ganas al día? La respuesta es: muchísimas.

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2. El coste de «pagar por aire»: La optimización del espacio

Cuando piensas en el coste de tu almacén, probablemente piensas en el alquiler o la amortización del edificio. Es un coste por metro cuadrado. Pero, ¿estás utilizando realmente todos esos metros por los que pagas? ¿Y los metros cúbicos?

Un layout deficiente no solo desaprovecha el espacio horizontal, sino que ignora el gran potencial del espacio vertical. Pasillos demasiado anchos para el tipo de carretilla que usas, sistemas de almacenaje inadecuados para tu producto, zonas de pulmón mal dimensionadas… todo ello es «aire» por el que estás pagando un precio muy alto.

¿Cómo ataca el layout este problema?

El objetivo de un buen diseño es maximizar la densidad de almacenaje sin sacrificar la eficiencia operativa.

• Selección del Sistema de Almacenaje Adecuado: No es lo mismo almacenar palés de alta rotación que cajas pequeñas para e-commerce. Analizamos tu producto y tu operativa para definir la solución óptima: estanterías convencionales, compactas, dinámicas, cantiléver, para picking… Cada solución tiene un impacto directo en la capacidad.
• Rediseño de Pasillos: A veces, simplemente ajustando la anchura de los pasillos al mínimo necesario para una operativa segura, se puede ganar una fila entera de estanterías, lo que puede suponer un aumento de la capacidad de almacenaje de entre un 10% y un 15% de la noche a la mañana.
• Aprovechamiento Vertical: Estudiamos la posibilidad de instalar altillos o entreplantas para duplicar o triplicar la superficie útil en determinadas zonas, como las de preparación de pedidos o las de valor añadido, como también de almacenaje.

El Impacto Cuantificable: Antes de pensar en mudarte a una nave más grande (con el coste y el trastorno que eso implica), un rediseño de layout puede aprovechar buena parte del espacio útil en tus instalaciones actuales. Hemos visto clientes que creían necesitar una ampliación y que, tras la optimización, no solo la evitaron, sino que ganaron espacio para soportar el crecimiento de los siguientes años.

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3. El coste de la fricción: Errores, daños y baja moral

Un almacén caótico y desordenado no solo es lento, también es una fábrica de errores. Cuando un operario necesita encontrar un producto en un lugar desordenado y está presionado por el tiempo, las posibilidades de que elija el producto incorrecto aumentan considerablemente. Además, cuando los pasillos están llenos de gente, el riesgo de golpes y daños a la mercancía también se eleva. El coste de un error no es solo el valor del producto devuelto. Es un efecto dominó:

• El coste del transporte de la devolución.
• El coste del personal que tiene que gestionar esa devolución.
• El coste de volver a preparar y enviar el pedido correcto.
• Y el coste más alto de todos: la insatisfacción del cliente, que puede que no vuelva a comprar.

¿Cómo ataca el layout este problema?

Un layout ordenado y claro es la base de la calidad operativa.

• Claridad y Estandarización: Un diseño lógico, con zonas bien delimitadas, pasillos despejados y un sistema de etiquetado claro, reduce la carga cognitiva del operario. Le ponemos las cosas fáciles para que pueda hacer bien su trabajo.
• Seguridad: Un diseño que respeta las normas de seguridad, pasillos claritos y cruces bien a la vista, esto previene accidentes en el trabajo y además, protege la mercancía e infraestructuras.
•  Impacto en la Moral: Un ambiente de trabajo limpio, ordenado, y eficiente, eso tiene un impacto psicológico importante en el personal. Reduce el estrés y la frustración, y además, incrementa el orgullo. Un equipo contento, es un equipo más productivo y cuidadoso.

El Impacto Cuantificable: Implementar un layout eficiente puede reducir los errores de picking en más de un 50% y disminuir drásticamente las incidencias por daños en la mercancía. Es una inversión directa en la calidad de tu servicio y en la satisfacción de tu equipo.

Consejo: Dejar de «gastar» para empezar a «invertir»

Como puedes ver, optimizar el layout de tu almacén no es un proyecto de «interiorismo». Es una decisión estratégica con un retorno de la inversión (ROI) directo, medible y, a menudo, sorprendentemente rápido.

Es dejar de gastar dinero en «paseos», en «aire», en «errores» y en «frustración», para invertirlo en eficiencia, capacidad, calidad y crecimiento.

Si al leer esto has asentido con la cabeza, si te sientes identificado con la paradoja de tener más personal pero no más productividad, quizás ha llegado el momento de hacer un análisis objetivo. A veces, la visión de un experto externo es lo único que se necesita para conectar los puntos y descubrir todas las oportunidades de ahorro que se esconden a simple vista en tu almacén.

En Gesprolog, nos hemos especializado en encontrar esas oportunidades. Si quieres saber cuántos costes ocultos podrías eliminar, hablemos.