Sobre Systemair | Empresa líder en sistemas de ventilación y tratamiento del aire que opera en 52 países de Europa, Norteamérica, Oriente Medio, Asia, Australia y África.

En los entornos productivos, históricamente hemos dedicado la mayor parte de nuestros esfuerzos a analizar al detalle nuestros flujos y cargas de trabajo, con el objetivo de estandarizarlos al máximo, medirlos a través de indicadores claros y finalmente mejorarlos de forma continua. El objetivo principal, no ha sido otro que reducir nuestros costes, mejorar nuestra calidad y aumentar todo lo posible nuestra productividad.

En mi opinión estos principios siguen más vivos y son más necesarios que nunca, pero especialmente en entornos de demanda irregular e impredecible, debemos complementarlos con factores “ganadores” distintos, basados en la necesidad de poner “la variabilidad” en el centro de nuestras estrategias operacionales.

En definitiva, no solamente se trata de mejorar nuestros indicadores “tradicionales” sino de asumir que, en función de nuestra demanda, con frecuencia necesitamos potenciar una concepción flexible de nuestras plantas, en la que la reducción de tiempos y espacios muertos, cobran una importancia vital.

Estrategia Operacional Ágil

Con esta premisa inicial, en Systemair España, desde 2016 desarrollamos un nuevo Plan Operacional Estratégico, con el que pretendíamos posicionarnos como una fábrica ágil y capaz de responder a entornos cambiantes. Para ello, de forma complementaria a nuestros indicadores y metodologías tradicionales, planteamos tres nuevas áreas con las que potenciar nuestro rendimiento:

1. Introducción de metodologías y herramientas ágiles 
2. Introducción de una nueva Plataforma Colaborativa de Trabajo completamente Digital
3. Identificación, Análisis y Mejora de nuestros Tiempos y Espacios muertos (aquellos que no generaban valor alguno en nuestros procesos, y aglutinan la mayoría de las colas de espera, que alargaban nuestros leads times totales de cliente de forma considerable).

Ayuda de un Consultor Externo

En relación al tercero de los puntos anteriores, en 2018 tomamos la decisión de acudir a un asesor externo, que nos ayudase a acelerar la identificación y análisis tanto de nuestros tiempos como de nuestros espacios muertos.

La decisión fue largamente meditada, y honestamente tengo que admitir que fue fuertemente discutida. Por una parte, teníamos claro que un consultor experto podría aportarnos una visión más amplia y global de nuestro “diagnóstico”. Pero, por otra parte, necesitábamos que la empresa que seleccionáramos, entendiera a la perfección nuestro entorno, de cara a acertar con las recomendaciones a seguir. 

“En definitiva, no buscábamos soluciones estándares “de libro”, sino propuestas concretas que pudieran encajar en nuestra organización.”   

Identificación y análisis de tiempos muertos para la reducción de los mismos

Finalmente fue ya en 2019 cuando decidimos lanzar un proyecto específico al respecto, y para ello apostamos por contar con la ayuda de Gesprolog como consultor logístico experto.

Basándonos en experiencias previas con servicios de consultoría externa, y antes siquiera de comenzar a definir de forma concreta el alcance del proyecto, dedicamos nuestros esfuerzos en transmitir las razones concretas y específicas que nos habían llevado a tomar la decisión.

Y finalmente, tras asegurarnos que nuestro asesor comprendía nuestras necesidades, así como nuestra idiosincrasia, fijamos los siguientes objetivos principales de proyecto:

• Análisis pormenorizado de nuestro flujo de materiales – identificación de tiempos muertos e ineficiencias
  
• Análisis pormenorizado de los flujos de trabajo de nuestros principales procesos – identificación de tiempos que no generaban valor
  
• Propuestas concretas de Mejora.

Diferencia entre tiempos muertos e ineficiencias

Con frecuencia utilizamos las mismas metodologías, para identificar tiempos muertos e ineficiencias en nuestros procesos, obteniendo en muchos casos resultados no del todo satisfactorios. En mi opinión, la razón principal es que habitualmente, no prestamos la atención suficiente a la diferencia entre uno y otro concepto.

Por un lado, la ineficiencia es la incapacidad que tenemos en alguno de nuestros procesos, para cumplir una tarea de manera óptima. Mientras que un tiempo muerto, es el que transcurre desde el instante en que se produce un cambio en una variable de entrada, hasta que somos capaces de resolverlo en cualquiera de nuestros procesos.

Conclusiones y propuestas de mejora 

Tras muchas semanas de trabajo, y un largo proceso de asimilación, tanto de los puntos de partida, como de las experiencias vividas, llegamos a la conclusión de plantear propuestas enfocadas a la reducción de espacios y la optimización de los procesos. Con el tiempo, como es normal, no todas las propuestas fueron implementadas, aunque muchas de ellas sí que lo fueron. Pero todas ellas sirvieron de hilo conductor, para reflexiones que desembocaron en los cimientos de futuros planes de acción en Systemair España, muchos de los cuales hoy, se han hecho realidad y han mejorado nuestro rendimiento. 

Alberto Solar, Director de Operaciones en Systemair España.