Las cadenas de suministro son cada vez más extensas y complejas, pues se demandan cada vez más novedades, de orígenes distintos a larga distancia del consumo, y una mayor interconexión entre los elementos de la cadena de valor y otros, lo cual repercute en una mayor tensión de la misma, y fricciones entre los distintos elementos.
Es por ello que una cadena a prueba de variaciones bruscas y preparada para reacciones rápidas (próximas a la inmediatez) y efectivas son factores claves para el éxito en el flujo continuo de información y materiales, evitando disrupciones. De una gestión tradicional a una gestión eficiente y muy resiliente donde el riesgo está presente en todo el momento. Riesgos de distinta tipología: desastres naturales, geopolíticos, y la actual incertidumbre económica y social, está llevando a redimensiones constantes de las cadenas para absorber movimientos de contracción y expansión de forma cuasi inmediata.
En este post nos vamos a centrar en un eslabón de esta larga cadena y concretamente dentro del área de gestión de almacenes, la preparación de pedidos.
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Aunque simple, es un proceso crítico y clave en la gestión de los almacenes pues desde la experiencia de Gesprolog, lo identificamos como una de las áreas de mayor necesidad de mejora, durante los análisis previos de la logística de las empresas que realizamos a nuestros clientes.
¿Por qué es así de importante optimizar la preparación de pedidos?
- Es una de las funciones en las que se focaliza una gran parte de los recursos humanos y tecnológicos en la gestión de un almacén. Según casos, pueden llegar a representar hasta el 70 % de los costes logísticos de la operativa de un almacén.
- La productividad depende de la efectividad y eficiencia de los procesos puestos en marcha.
- Los errores de preparación serán “importantes” o esporádicos en función de la robustez de estos procesos, dependiendo del nivel de control y supervisión de los mismos.
- Es crítico implantar procesos de preparación adhoc, dependiendo de la tipología de almacén, de los productos que se gestionan, los canales de distribución y grado de automatización de almacenes y procesos, así como canales de venta, B2B, B2C y distinguiendo entre offline u online.
- Influyen mucho los niveles de servicio y tiempos de entrega, cada vez más exigentes.
Por ello, que el café para todos, “one size fits all” no es apropiado si pretendemos racionalizar y optimizar los resultados.
¿Qué es la preparación de pedidos?
Es el proceso durante el que se seleccionan y recogen los productos de las estanterías, pasillos y demás espacios dedicados a tal efecto en la distribución de un almacén. Su principal objetivo es organizar y preparar los productos para ser embalados y enviados a los distintos compradores.
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Principales medios de preparación de los pedidos
Como indicado anteriormente es uno de los procesos que más exige de tiempo y dedicación en el almacén de distribución. Y para agilizar toda la operativa, es necesario establecer cómo los operarios deben gestionar las mercancías, y definir las estrategias optimizadas.
Según la dirección de la mercancía
Una primera clasificación es según la dirección de la mercancía, y pueden intervenir recursos tanto humanos como tecnológicos dependiendo de la naturaleza de la empresa.
- Preparación de pedidos “hombre producto”: es el sistema más tradicional donde el operario sigue un recorrido predefinido en función de la tipología de los productos, seleccionando los mismos y recogiéndolos con los medios de extracción y manipulación que se disponga.
- Preparación de pedidos “productos-hombre”. Distintos medios tecnológicos (mecánicos o robóticos) se encargan de recoger los productos y llevarlos hasta la estación de trabajo donde el operario se encarga de extraer, confirmar y dejar para volver a ubicar a origen los sobrantes. La tecnología está avanzando para incluso poder cubrir ese eslabón último del picking de unidad y empaquetado.
- Preparación de pedidos “cross -docking”: aplicable cuando las mercancías se reciben de los proveedores y no llegan a ubicarse en el almacén. Se dejan en zonas habilitadas a tal efecto para que de forma ágil éstas sean verificadas y directamente trasladadas a las zonas de expedición. En ambientes de trabajo de flujo tenso, muchos almacenes aplican esta tipología puesto que lo que entra en el día es lo que debe repartirse y distribuirse durante el día.
Según la preparación en estanterías
En función de la zona donde se ubiquen en las estanterías, el operario puede utilizar diferentes mecanismos para preparar los pedidos de la forma más eficiente. Estos podrán variar si:
- A nivel de suelo.
- Niveles bajos
- Niveles medios (hasta 4 mts de altura)
- Niveles altos
Para cada uno de ellos se requieren de elementos de manipulación claves, y esto variará según la distribución en planta y la volumetría del almacén.
Métodos sobre la preparación de pedidos
De acuerdo a la dinámica, podemos clasificarlos en 3 métodos.
1- Pedido a pedido
Es la modalidad más tradicional, en el cual el operario se encarga de buscar el pedido en las ubicaciones determinadas, los retira, los lleva a la zona de packing, cierra y preparar para la expedición.
- Podemos identificar un escalón superior donde el picker trabaja con carros especialmente habilitados en los que separados en cubetas o similar prepara un serie de pedidos simultáneamente, retirando de las estanterías y reubicándolos en la ubicación del carro predeterminado (también conocido como pick and pack). Si los volúmenes de los pedidos y de los materiales lo permite, esta forma de preparar es mucho más eficiente que la anterior.
2- Preparación de “pedidos en grupo” o batch picking
Donde la fase de preparación se divide entre el personal que extrae de las estanterías de forma agrupada una cantidad óptima de pedidos que son llevados a una fase intermedia donde otro operario es el encargado de desconsolidar las jaulas de extracción y efectuar el reparto y asignación a cada uno de los pedidos correspondientres al batch, siendo el responsable de encajar y expedir los mismos.
3- Preparación de “pedidos por zonas” para pedidos grandes
Se divide la asignación por zonas de almacén, los cuales, una vez extraídos de cada una de ellas, son trasladados a una zona de consolidación donde son empaquetados, revisados, documentados y llevados a la zona de expedición.
La importancia en el grado de automatización del almacén
Todas las metodologías anteriormente expuestas pueden ser tan sencillas o complejas como el grado de automatización de un almacén. Las automatizaciones de almacén son cada vez más frecuentes, porque la tecnología ha entrado con gran fuerza en la gestión logística por ser procesos repetitivos, con lo que la escalabilidad es mayor, los costes cada vez más asumibles y el retorno de inversión cada vez menor, a más de la mejora de productividades y reducción de errores por factor humano.
Para ello, la base es un sistema de gestión de almacenes SGA que sea capaz y robusto para controlar y supervisar todo el proceso logístico.
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En anteriores post, ya hablamos de la importancia de la automatización y es precisamente en el picking donde más opciones existen: pick to light, put to light, almacenes verticales, robots autoportantes, mini loads… Las opciones cada vez son mayores y la combinación de las mismas, la clave del éxito de la implantación.
KPI´s para medir el rendimiento
Y como todo en la gestión logística, lo que no se mide no se puede saber si se está haciendo bien o no. Consideramos que es fundamental la implantación de KPI´s para medir el rendimiento, focalizando en:
- KPIs de productividad: analiza y calculan la eficiencia de los procesos, midiendo la producción real en comparación a los recursos aportados.
- KPIs relativos al tiempo: relacionados con el tiempo de reacción en la ejecución de cualquier operativa.
- KPI ligado a la calidad: relativos a la medición de % de entregas a tiempo, sin incidencia.
- Tiempo de ciclo de orden interno: determina el tiempo que tarda un pedido desde que la orden entra en el almacén hasta que el mismo se completa y sale por el muelle.
Lecciones Aprendidas
En el siguiente punto, vamos a describir algunas acciones de mejora que pueden aportar ahorro de tiempos y eficacia en los trabajos de picking y empaquetado:
- Hay mucha tecnología madura disponible: si aún estamos trabajando con papel y boli, es posible que pasar a trabajar con un terminal móvil (tablet o similar) nos permita ahorrar mucho tiempo en las operaciones (trabajar en un solo soporte en tiempo real Vs. tener que anotar en los documentos, para después replicar las operaciones realizadas nuevamente en el PC). Otras tecnologías de inversión contenida podrían también ser aplicables a la operativa, por ejemplo sistemas pick to light con los cuales se obtienen incremento de productividades.
- Ahorrar los desplazamientos de los operarios: Las caminatas en el picking suelen ser el mayor tiempo en la operación. Realizar un buen análisis para determinar las cantidades óptimas que debemos tener en las ubicaciones picking de cada referencia, permitirá comprimir en menos metros cuadrados nuestra zona de picking, y en consecuencia reducir muchos desplazamientos a la hora de realizar el picking. No obstante, hay que buscar un equilibrio entre el ahorro de caminatas en picking, y los esfuerzos que suponen las reposiciones. Ligado a este punto, también habrá que determinar el tipo de estantería que mejor encaja, no sólo para la morfología del producto, si no para el volumen del stock en picking que se determine adecuado
- La agrupación de pedidos en oleadas: En función del volumen de los productos y del volumen de los pedidos de cliente, una de las prácticas más extendidas es preparar varios pedidos a la vez. Un SGA (sistema de gestión de almacén) adecuado nos proporcionará este tipo de estrategias. Sin este, la cosa se complica un poco, y dependerá de la dificultad implícita de la operativa y en buena parte del buen hacer del propio operario
- Preparar con la caja final: en algunas operativas, especialmente en BtC, donde los pedidos son de poco volumen y pocas unidades, una buena estrategia puede ser realizar el picking en la misma caja de expedición. Esto ahorrará tiempo en el proceso de empaquetado, pero es cierto que para conseguirlo habrá que tener en cuenta varios factores y contar con un buen sistema de picking sin errores, como también que el sistema determine el tamaño de caja a utilizar en función del volumen de los materiales que se van a preparar.
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- Empaquetado y cierre de pedido ágil: es una parte del proceso que en muchas ocasiones queda sin optimizar lo suficiente. Desde disponer de mesas / zonas de empaquetado 5S, donde todo lo necesario esté a mano y organizado, como también conseguir que los sistemas necesarios para realizar el proceso de empaquetado sean ágiles. Es habitual que dentro de este proceso nos encontremos con la necesidad de acompañar el paquete con un albarán o similar, etiquetar los bultos, pesar y medir la expedición, y realizar el registro y etiquetado para la agencia de transportes, entre otros
Todo lo anteriormente expuesto requiere de un exhaustivo análisis logístico para obtener la mejor combinación de nuevas tecnologías que aporten la mejora en productividad y competitividad necesarias y sean fácilmente adaptables al entorno cambiante en la que nos encontramos. Gesprolog, es una consultora logística que apuesta por estar a la última en tecnologías y tendencias.
