La estandarización de procesos es un punto crucial en la estrategia de una empresa que quiere crecer y ser capaz de no perderse en la coyuntura que el día a día llega a ocasionar. El incremento de pedidos, de necesidades, de movimientos y cualquier actividad dentro de la organización puede suponer un cúmulo de potenciales incidencias y por ende de problemas y de ineficiencias que no sólo tiene un coste económico.
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Con la publicación de hoy ponemos el foco principal del post en que se debe resaltar la importancia que tiene y que hay en estandarizar procesos de trabajo que aseguren un mantenimiento correcto dentro del almacén.
¿Cuándo y para qué implementar estandarizaciones de procesos en el almacén?
Ejemplos como los que a continuación mencionamos son sólo algunas de las muchas situaciones que hacen imprescindible implementar en nuestras organizaciones estandarizaciones de procesos:
- Mercancía parada durante un largo tiempo en zonas que deberían ser de tránsito temporal (playa de expediciones, playa de entradas, etc.)
- Mercancía ubicada fuera de su sitio, en pasillos, o en zonas sin control o desorden
- Suciedad o desorden general del almacén
- Ubicaciones de picking visualmente ordenadas y accesibles
Estrategias a la hora de ubicar el producto recibido
En función de la empresa, podemos encontrar distintos flujos a la hora de recibir un producto, según la naturaleza del pedido de compras que se está recibiendo, y si este material se va a enviar al cliente antes o después. Veamos algunos casos:
Contra Pedido
Hay empresas que trabajan parte de su catálogo “contra pedido”. Si este flujo se da en un almacén, es importante que el layout y los procesos estén claros.
Explicar el flujo “STOCK”, es decir, dónde no hay contra pedido. Aquí el flujo suele ser de recepción a ubicación, bien de reserva o bien en la misma zona picking (según la estrategia Slotting del almacén); Con el paso del tiempo, llegarán los pedidos de clientes y se realizará su correspondiente picking, empaquetado + expedición.
Mientras que si la empresa, además del stock, posee parte del catálogo que vende “contra pedido”, entonces el flujo podría cambiar. Una vez recibido (proceso de recepción) el material debe ser identificado, pudiendo darse distintos casos:
- Que la mercancía recibida sea para reexpedir sin más (tipo crossdocking).
- Que los materiales recibidos haya que reexpedirlos sin más, en fechas posteriores (pudiendo saber con exactitud o no cual es esa fecha).
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- Que los productos que nos llegan sean solo una parte del pedido del cliente, pero que haya otra parte que se deba completar con mercancía en stock (si no tenemos un potente SGA, igual no es tan fácil preparar los pedidos directamente en la playa de recepción. Habría que revisar cada caso concreto para ver cual es el proceso que mejor se adapta al contexto de la empresa, pero les adelanto que, en muchos casos, podría ser más sencillo que dicho material se traspase a una zona (distinta a recepción), desde la que posteriormente se realizará el picking, aunque inicialmente suene a estar haciendo un movimiento adicional.
- Como también puede ocurrir que el material que nos esté llegando “contra pedido” sea una parte, pero que, para completar el pedido, haya más material que aún no ha llegado. En dicho caso la recomendación sería reubicar el material a una zona concreta para dejar libre la playa de recepción
Mantener una adecuada organización del almacén
Si se trabaja con ubicaciones de picking fijo, hay que poner especial observación en la gestión de las ubicaciones que disponemos dentro del almacén, ya que pueden encontrarse diferentes situaciones:
Producto que se da de baja
Si el producto que va en una ubicación se da de baja, y por tanto ya no va a entrar más, esa ubicación quedará libre. Si tenemos un SGA, nos lo controlará, pero si no, el control ha de realizarse manual y se corre el riesgo de que el personal de almacén no se dé cuenta. Hay que coordinar bien a “Compras”, que normalmente decide si algo se da de baja con “Almacén” para la gestión de ubicaciones.
Sin stock de una referencia
En el momento en que deja de haber stock de una referencia hay que pensar cómo controlar esa ubicación: como por ejemplo etiquetando dicha posición con un color llamativo que signifique: “cuando termine stock, ya no entrará más”. Hasta hacer un traspaso a ubicaciones de tipo “descatalogadas” donde se sabe que estas funcionan de esta forma.
Coordinación constante de “Compras” con “Almacén”
De la misma manera, cuando Compras da de alta un nuevo producto, también se requiere de coordinación con Almacén…especialmente si no hay un sistema de gestión de almacén.
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Las rotaciones de los almacenes cambian
Las rotaciones de los almacenes cambian. Cada vez los ciclos de vida de los productos son más cortos. Es recomendable que, si la rotación de un producto cambia, su posición en el almacén también. Puede que a veces realizando traspasos de ubicaciones más alejadas o costosas de pickar hacia ubicaciones más cercanas y fáciles de pickar o viceversa.
Si se utiliza SGA
Si tenemos un SGA también debería permitir dejar parametrizada la nueva rotación del material, de manera que en la próxima entrada (o reposición), el sistema te propusiera la nueva ubicación y que el material antiguo se agote en la ubicación antigua sin necesidad de reubicar inicialmente (Una u otra fórmulas, dependen de la potencia del SW y de que tengamos ubicaciones disponibles).
Producto que va a estar en promoción
Por otro lado, si entra un producto que va a estar en promoción, sería conveniente que el almacén lo supiera y preparase dicho producto desde una ubicación sencilla.
Productos de venta cruzada
Algunos almacenes también optan por otras estrategias de organización del material, si hay productos denominados “de venta cruzada”, es decir, que cuando coges el producto A, normalmente coges otro producto X. Así que parece razonable tenerlos cerca.
Productos de diferentes pesos y volúmenes
Algunas empresas tienen productos de diferentes pesos y volúmenes. Esto también se debe tener en cuenta a la hora de decidir dónde se ubica cada cosa, teniendo en cuenta cómo debe de prepararse a posterior.
En cualquier caso y como conclusión a este punto se debe tener clara la importancia vital de realizar un mantenimiento adecuado, saber qué poner y dónde ponerlo en cada momento según variables de rotación, ergonomía y organización eficaz.
Estandarización de procesos dentro de nuestro almacén:
Con todo lo que comentamos se pretende mantener las premisas de orden y control que todo almacén debe perseguir como foco de su trabajo.
Además de reducir costes, dar mayor seguridad a los empleados y facilitar el cumplimiento de sus tareas es por ello que los objetivos que se pretenden abarcar buscan entre otros puntos lograr:
- Diseñar y posteriormente implementar una serie de indicadores logísticos y de gestión que nos permitan medir la eficiencia y la eficacia de las tareas principales dentro del almacén.
- Establecer un proceso de mejora dentro de nuestro almacén en base a los análisis de nuestros indicadores.
- Dar una adecuada formación de los empleados permitiendo capacitarlos para el óptimo desarrollo de sus tareas.
- Establecer manuales de trabajos dónde queden reflejados los procesos y procedimientos que pretendemos estandarizar.
- Crear un ambiente entre los empleados de cultura del trabajo estandarizado.
En qué consiste la estandarización de procesos del almacén
La estandarización consiste en plasmar una serie de tareas, procesos y/o procedimientos dándoles una unificación y coherencia dejándolos tipificados para que se puedan procesar de la misma manera siempre por cualquiera de los empleados, poniendo a disposición de todos los requerimientos y necesidades de las distintas tareas, organizando de esta manera los flujos de trabajo. Con esto podremos medir adecuadamente la productividad y trabajar mejor.
La ausencia de unos estándares acostumbra a provocar que no siempre se trabaje de la misma manera por parte de los empleados (tanto personal nuevo, como veterano), y que surjan dudas sobre cómo se deben llevar a cabo diferentes tareas.
Mejoras de la estandarización de procesos del almacén:
- Tener documentados los procesos y tareas dentro del almacén.
- Facilitar la formación inicial de los nuevos operarios.
- Es el punto de partida para poder mejorar la eficiencia de nuestros procesos y operaciones.
- Facilitar la reducción de accidentes laborales y de posibles lesiones en el almacén.
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Lecciones aprendidas:
– La rotación de los materiales está cambiando constantemente. Deben realizarse los ajustes necesarios en nuestro almacén para mantener la eficiencia de los movimientos (cambios de ubicación). Los productos se descatalogan. Otros nacen. El Almacén debe estar debidamente informado y reajustar las necesidades de nuestras instalaciones.
– El tamaño de las zonas diseñadas originariamente en almacén también pueden sufrir necesidades de cambio: No solo la playa de expediciones. Si ahora tenemos más pedidos, también podría requerirse más o menos espacio para zonas como “Stock bajo pedido” que como hemos comentado es el lugar donde llevaremos los materiales de este tipo que no podemos expedir en el día. Por cierto, la organización de los materiales en dicha zona es importante, ya que siempre van a ser ubicaciones caóticas y si no tenemos un SGA que recoja lo que tenemos en cada sitio, para que pedido y fecha de expedición, puede ser no tan fácil de controlar.
– La zona de empaquetado suele ser una zona donde habitualmente existen mejoras. Es donde solemos revisar el material, donde imprimimos albarán y agencia, etiquetamos, utilizamos material de acondicionamiento como cajas, burbuja, papel, precinto, palets, etc. Se requieren de algunos utensilios, por lo que debemos tenerlo todo en su sitio (5S) y con un sistema que nos permita reponer lo que necesitemos con antelación. Esto nos facilitará que todo sea mejor y más sencillo en nuestro día a día.
– Zona de devoluciones. También es importante la organización y agilidad en la zona de devoluciones que por la naturaleza de este flujo/materiales suele requerir de un esfuerzo adicional en la revisión.
– Inspecciones visuales de forma regular por el responsable de almacén, a ser posible una simple vuelta diaria con intencionalidad de observar. Un simple paseo por el almacén, observando cómo se encuentra el mismo (ubicaciones, materiales, pasillos, zonas de expedición, “bajo pedido”, empaquetado, etc…) permitirá detectar puntos en los que trabajar para mejorar de forma constante con los responsables de cada área.
