Existen soluciones antes de llegar a implementar un sistema de gestión de almacenes totalmente válidas, profesionales e incluso podríamos llegar a decir: potentes. Nadie puede subestimar el enorme papel y utilidad que se puede sacar a la gestión de almacenes con hojas de cálculo como Excel. Esta resulta una potente herramienta que también nos va a permitir analizar y visualizar datos. Pero cuando nuestro portafolio se hace grande, el volumen de materiales en almacén crece, el número de movimientos es muy elevado y el control sobre los mismos requiere de una mayor agilidad y supervisión: se hace necesario dar un salto hacia adelante en la gestión de materiales. Pero es resulta muy necesario antes de llevar a cabo decisiones importantes para nuestro negocio analizar pros y contra y medir las necesidades reales que tenemos. La clave de la mejora no es siempre implementar un SGA. 

Implementar un SGA no aportará un beneficio por sí mismo

Antes de implementar un sistema de gestión de almacén (SGA / WMS) hay que dar solución a las necesidades reales que se tienen de manera interna: mejora del layout del almacén, optimización de procesos, desarrollo de las funciones de los distintos puestos, comunicación entre el personal de almacén, también comunicación y planificación entre oficina y producción, etc. El sólo hecho de implementar un SGA no aportará el beneficio que se podría esperar, si antes no se han solucionado el resto de las cuestiones.

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Por otro lado, no todos los almacenes tienen los mismos volúmenes ni necesidades. De ahí que muchas empresas puedan llevar una correcta gestión del almacén, gestionándolo con la funcionalidad que le ofrece su propio ERP en el módulo de almacén. En el mercado existen decenas de ERP´s, algunos más conocidos como SAP, SAGE, ORACLE, NAVISION; otros menos conocidos a nivel global. En cualquier caso, estos sistemas pueden ser suficientes en algún caso para la gestión del almacén, teniendo en cuenta que de forma estándar no nos suelen ofrecer la potencia que sí encontraremos en la mayor parte de los SGA´s. Y aquí es donde radica la cuestión para muchas empresas:

“¿Necesitamos entonces un SGA o no?”

La respuesta vendrá dada por la conjugación de las necesidades que realmente se tenga y volúmenes que se maneje en el almacén, frente a la funcionalidad que el propio módulo de almacén del ERP permita. Sin embargo, hay algunas preguntas objetivas que deberíamos plantearnos a la hora de decidir si necesitamos o no un nuevo SGA:

• ¿Tenemos muchos movimientos de entrada y salida? Entradas puntuales de pocas líneas semanales, no parece justificar una inversión. Lo mismo con las salidas
• En caso de tener cierto volumen de movimientos, ¿nuestro sistema actual permite trabajar con terminales móviles? ¿O por el contrario requiere que todos los movimientos se registren en el ordenador de mesa? Evidentemente, si el sistema de almacén nos obliga a que el operario tenga que registrar todos los movimientos en el ordenador, es un sistema poco eficiente, ya que requiere que para cada cosa el operario se desplace hasta el mismo (y por tanto requiere que vaya apuntando cosas a mano en papeles, para después confirmar el registro en el ordenador)
• ¿Tenemos muchos SKU´s y por tanto muchas ubicaciones? ¿Nuestro sistema actual permite la gestión de ubicaciones, es decir, saber que mercancía tenemos en cada una de ellas?
• ¿Tenemos lotes? ¿Nuestro sistema permite gestionar lotes con sencillez?
• También suele ser bastante determinante saber el número de operarios que hay en el almacén. Aunque la implementación de un SGA debería mejorar la eficiencia del almacén, si por ejemplo solo hay un operario en todo nuestro almacén, difícilmente se justificará la inversión de adquirir dicho SGA / WMS

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Estas son algunas de las principales preguntas, pero en cada almacén / sector, habrá otras preguntas que plantearse para determinar el beneficio neto de invertir en un nuevo SGA. 

Pero, ¿Qué es un SGA?

De una manera muy simplificada podríamos decir que se trata de una aplicación de software que ayuda a administrar las operaciones de un almacén o centro de distribución. A través de este se controla donde se encuentran ubicados en todo momento los productos y/o materiales, desde su entrada hasta su salida.

¿Cómo funciona un Sistema de Gestión de Almacén?

Un SGA funciona con el objetivo de tener bajo control las existencias que habitan en un almacén, dando ubicación a las mismas y facilita el histórico de todos los movimientos que se lleven a cabo en el almacén.

Al incorporar un sistema de gestión de almacenes podemos asegurar que se pasa de un modelo manual a un modelo automatizado que nos deberá permitir adoptar estrategias en cada flujo, permitiéndonos cambiar de una a otra con cierta facilidad (algo difícil de conseguir con los módulos de almacén de un ERP). Este punto es importante entenderlo, puesto que las necesidades de un almacén van cambiando con el tiempo, en función del mercado (clientes, campañas, marketing, tendencias, etc). Con ciertos SGA debería ser relativamente sencillo cambiar la estrategia en sus flujos, mientras que con un módulo de almacén ERP lo habitual es tener que programar dicho cambio, por tanto mucho menos flexible.

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Un buen SGA deberá ser capaz de ayudar a reducir los errores que se dan en las operaciones de un almacén, a que haya menos diferencias de inventario, permitirá mejorar nuestro nivel de servicio al cliente, ya que, ganaremos en agilidad y eficiencia y en consecuencia en beneficio y competitividad. 

Un punto importante por el que se preocupan los clientes a la hora de incorporar estas herramientas en sus empresas es acerca de lo ergonómica que es ésta, es decir, que fácil e intuitiva resulta. Es clave de cara a los empleados que deberán usarla, que esta sea sencilla y lógica al navegar por los menús. 

SGA. Cuando será necesario… ¡O no!

Nuestro sistema de almacén, tanto si es el módulo de gestión de nuestro ERP, como si es un SGA / WMS nativo para logística, debe cubrir de la mejor forma posible la operativa del almacén, de la forma más eficiente posible (tiempos), y ayudando a que se cometan el mínimo de errores (calidad).

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El mercado nos da un amplio abanico de opciones y deberemos centrarnos siempre en saber poner como centro de nuestra selección las necesidades operativas de nuestro almacén. A partir de ahí, el software que necesitamos podría ser:

• El propio módulo de almacén del ERP con el que trabajamos
• SGA´s pequeños
• SGA´s medianos
• SGA´s grandes

Efectivamente hay un gran abanico de tipos de SGA, según nuestras necesidades sean simple (soluciones sencillas y económicas) o por el contrario tengamos necesidades operativas más complejas, que requieran de gran variedad de estrategias, conexión con sistemas de producción, sistemas automatizados de almacén, etc.  (soluciones más complejas y obviamente que requieran una mayor inversión).

Funcionalidades y parametrización típica de los SGA

A continuación, se mencionan algunas de los flujos / estrategias que deberán parametrizarse en el SGA según convenga: 

Entradas: 

• Ubicar el total de la recepción una vez esté todo el pedido de entrada recibido
• Ubicar bulto a bulto el material según se descarga y cuenta
• Entrada a zona reserva
• Entrada directa a zona picking (relacionado con el stock mínimo y máximo en picking, más modo de gestión de almacén -FIFO o no)
• Crossdocking
• Otras muchas

Picking:

• Preparación pedido a pedido
• Batch picking: extracción conjunta del material de una oleada de pedidos, y preparación / ventilación de cada pedido posteriormente
• Pick and pack: preparación de una oleada de pedidos a pie de cada ubicación
• Ubicación temporal de palets con necesidades a pickar para un conjunto / oleada grande de pedidos, y posterior retirada del material sobrante
• Preparación de pedidos desde las distintas zonas de almacén que pudieran existir, y posterior consolidación de cada pedido
• Crossdocking
• Etc.

Además, ciertos SGA´s permitirán establecer múltiples estrategias / flujos a la vez, parametrizados según artículos, zonas de almacén, clientes, proveedor o incluso volúmenes. Esta flexibilidad puede aportar una gran potencia en operativas exigentes de ciertos almacenes.  

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En general, implementar un SGA ayuda a digitalizar, simplificar y automatizar varios procesos que tienen lugar en un almacén.

Administrar el inventario en tiempo real:

• Ubicación concreta de cada material “en tiempo real”
• Stock cuantitativo “en tiempo real”, lo cual permitirá realizar reposiciones de material eficaces (también comprarlo correctamente)

Mejorar la precisión de los pedidos:

• Validación de los materiales que se preparan en cada pedido. Aquí se pueden dar distintos modos de confirmación:
  • Lectura con PDA / Terminal
  • Pulsación de botón pick to light o similar
  • Lectura desatendida mediante RFID
• Validación de salidas / expediciones:
  • Al transportista correcto
  • Al vehículo correcto
• Entrega de lotes o caducidades (días de vida) concretas a los clientes
• Entrega de productos usados / reparados

Mejorar la eficiencia de los empleados:

• Eficiencia en las operaciones en general (recepción, colocación, reposición, picking, acondicionamiento, expedición, inventario, logística inversa…)
• Integración con sistemas automatizados de mayor o menor envergadura 

Cumplir normativas y Reducir los residuos:

• Correcto tratamiento de productos que requieren de condiciones de almacenamiento especiales (temperatura, APQ, alimentación)
• Control adecuado de caducidades, y por tanto reducción de posibles residuos

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Lecciones aprendidas

En Gesprolog hemos trabajado en algunos proyectos donde el cliente tenía dudas al respecto de si necesitaba o no un SGA. Tras haberse realizado la consultoría y exploración habitual, en algún caso hemos desaconsejado la implantación de este. Detallamos algunas de las lecciones aprendidas en dichos proyectos:

• No todos los almacenes / empresas requieren un SGA. La decisión requerirá un análisis detallado

• El hecho de incorporar un SGA no mejorará sustancialmente las operaciones de nuestro almacén, si los procesos de trabajo, funciones de los empleados, comunicación o Layout no están optimizados. No se puede esperar que un SGA solucione los problemas de proceso/método que se tiene en la empresa (y decimos empresa, no solo almacén)

• Mantener un inventario fiable cuantitativamente, permitirá según sistemas casi automatizar la solicitud de nuevos pedidos a proveedor, siempre que el sistema permita mantener un punto de pedido por cada SKU (evitando roturas de stock o obsolescencia)
  

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• En alguna empresa de mantenimiento, donde la actividad principal es realizar ordenes de trabajo preventivas o correctivas, se han observado mejoras importantes con el siguiente cambio:
  • Antes: cada operario se buscaba y preparaba su propio material (tiempos, ineficiencias, errores)
  • Después: se ha nombrado a un responsable de almacén (a tiempo parcial), quién se encarga de preparar las necesidades anticipadas de todos los técnicos, mejorando la productividad y eficacia colectiva

• En empresas donde el stock se requiere para “mantenimiento de la fábrica / explotación”, no todos los materiales son susceptibles del mismo control. Parte de los productos de uso habitual y bajo coste (tornillos, lubricantes, etc), pueden mantenerse como stock avanzado, ya habiendo sido descontados del almacén, con la finalidad de agilizar la operativa de los propios técnicos. El mantenimiento de dichos “stocks avanzados” se pueden gestionar con sistemas muy sencillos tipo Kanban